Le 10 juin, l'arrêté royal du 12 mai 2024 portant sur la simplification administrative et l’actualisation de diverses dispositions du code du bien-être au travail a été publié au Moniteur belge.
Cet arrêté royal entrera en vigueur le 20 juin 2024.
L'objectif principal de cet arrêté royal est de mettre le code du bien-être au travail en conformité avec le principe de la collecte unique de données par les organismes publics auprès des citoyens et des entreprises (‘Only Once’), qui est inscrit dans la loi du 5 mai 2014 garantissant le principe de la collecte unique de données dans le fonctionnement des services et instances qui relèvent de ou exécutent certaines missions pour l'autorité et portant simplification et harmonisation des formulaires électroniques et papier .
Les principes de base de ‘Only Once’ sont les suivants :
- garantir que les données déjà disponibles dans une source authentique ne doivent pas être communiquées à nouveau à une agence du gouvernement fédéral : l'identification des personnes physiques se fait à l'aide du numéro du Registre national et l'identification des personnes morales ou des entreprises se fait à l'aide du numéro d'entreprise de la Banque-Carrefour des Entreprises;
- éviter d'inclure le modèle ou le formulaire associé à une procédure dans des annexes réglementaires, afin de ne pas compliquer inutilement le processus de modification du modèle ou du formulaire;
- parvenir à une parité totale entre les formulaires électroniques et les formulaires papier.
Modifications du code
L’arrêté apporte les modifications suivantes au code du bien-être au travail :
Suppression de modèles et de formulaires dans les annexes du code et introduction de nouveaux modèles et formulaires
Le titre 1er du livre I du code introduit un nouveau chapitre spécifique sur les modèles et formulaires mis à disposition sur le site web du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale (SPF Emploi).
Les modèles et formulaires figurant dans une annexe du code seront supprimés et remplacés par un modèle ou un formulaire figurant sur le site web. Il s'agit par exemple du formulaire d'évaluation de santé, du modèle de rapport d'enquête sur un accident du travail grave, du formulaire de demande de création d'un service interne commun pour la prévention et la protection au travail, du modèle de carnet de vaccination ou d'examen tuberculinique, ...
En outre, un certain nombre de nouveaux modèles et formulaires sont également créés et mis en ligne sur le site web, remplaçant l'énumération des informations à fournir qui se trouvait dans le code. Il s'agit par exemple du formulaire de demande d'inscription sur la liste des institutions organisant un cours de base pour les conseillers en prévention, ou du modèle d'établissement d'un rapport de contrôle par un service externe pour les contrôles techniques.
Les modèles et formulaires du site web tiendront également compte du principe selon lequel les données déjà disponibles dans une source authentique ne peuvent pas être demandées à nouveau. Par exemple, la demande de l'adresse d'une entreprise sera remplacée par le numéro de la Banque Carrefour des Entreprises.
Suppression des déclarations sous serment
Les déclarations sur l'honneur, par lesquelles les institutions qui introduisent une demande déclarent respecter les conditions imposées par le code, sont remplacées par le principe selon lequel, en introduisant la demande, l'institution s'engage déjà en elle-même à respecter les conditions légales. C'est le cas, par exemple, lors de la demande d'inscription sur la liste des institutions organisant des formations relatives aux premiers secours.
Remplacement des lettres recommandées
Là où le code faisait référence à l'utilisation d'une "lettre recommandée à la poste" ou d'une "lettre recommandée", il fait désormais référence à un "envoi recommandé". De cette manière, l'utilisation d'un envoi recommandé électronique est également possible et ne dépend pas exclusivement d'une technique ou d'une technologie.
En outre, un nouveau chapitre V "Envois recommandés" dans le titre 1er du livre I du code introduit la règle générale selon laquelle un envoi recommandé est réputé reçu le troisième jour ouvrable suivant celui où l'envoi a été effectué, sauf preuve contraire du destinataire. En effet, il y avait souvent une ambiguïté à ce sujet, que ce texte lève.
Suppression ou remplacement de la formulation relative à la transmission de documents sur papier
Plusieurs endroits du code font référence à l'utilisation d'une "lettre", d'un "document écrit" ou d'une "enveloppe scellée". Ces formulations sont modifiées pour inclure la possibilité d'une transmission électronique.
Mise à jour des références et de la terminologie
En outre, cet arrêté royal met à jour le code du bien-être au travail, notamment en adaptant les références à des règlements qui ont été modifiés ou abrogés, en corrigeant les références erronées et en adaptant, reformulant ou supprimant les abréviations, les formulations obsolètes et les dispositions transitoires, et en rendant plus cohérentes un certain nombre de dispositions similaires.
Il s'agit, par exemple, des références à l'ancien règlement général sur les installations électriques (AREI), qui a été remplacé en 2019, du remplacement des mots "santé et sécurité" par le terme plus général de "bien-être", et de la suppression de la période de transition pour se conformer au code pour les anciennes installations électriques, qui a expiré le 31 décembre 2018.
Enfin, l'occasion a été saisie de procéder à quelques ajustements mineurs du code résultant d'autres changements législatifs récents. Par exemple, le livre I, titre 3 "Prévention des risques psychosociaux au travail" a été mis en conformité avec la nouvelle obligation de nommer au moins une personne de confiance interne dans les entreprises de 50 travailleurs ou plus.