L’année 2020 a été une année particulière aussi bien en termes émotionnels qu’en termes de quantité de travail.
Le Service d’encadrement Personnel et organisation (PEO) du SPF Emploi, comme bien des services, a été confronté à de nombreux défis pour mener à bien ses missions. Finalement, les sélections ont pu se poursuivre, les nouveaux collaborateurs ont reçu un parcours d’accueil adapté et le télétravail s’est généralisé. Christine Préhat, responsable du Service d’encadrement PEO revient sur ces mois qui ont tout changé :
« Le mois de mars restera à jamais dans toutes les mémoires. Les évènements se sont enchaînés la semaine du 9 mars avec comme point culminant l’annonce de la fermeture des écoles le 13 et ensuite celle du confinement de la Belgique entière le lundi 17. Une cellule de crise interne a été rapidement mise sur pied. J’y participais physiquement à Bruxelles. Je relayais auprès de mes collaborateurs les mesures qui y étaient prises et que nous devions mettre en œuvre, dont la plus importante jamais imaginée auparavant pour un service du personnel : laisser les membres du personnel dont la fonction le permettait travailler à la maison car le gouvernement fédéral avait pris la décision de confiner tout le pays ».
« Etant en contact avec mes collègues du réseau des directeurs PEO, j’ai pu constater que la structure de crise mise en place au sein du SPF n’existait pas dans la plupart des organisations. Elle s’est avérée très efficace au fil des semaines. Je me rappelle plus particulièrement d’un point récurrent pour le Service d’encadrement PEO lors des réunions de la cellule de crise : le cas de deux membres du personnel coincés à l’étranger. Les dispositions prises en matière de fermeture des frontières et de circulation des avions par leur pays de villégiature et par la Belgique ont pendant quelques temps empêché leur retour. C’était une véritable saga car ces dispositions fluctuaient au fil des heures, voire se contredisaient. Le Service d’encadrement PEO est resté en contact avec elles jusqu’à leur retour au pays afin de les rassurer et d’envisager des solutions aux problèmes qu’elles rencontraient. »
Des mesures inédites
A partir de ce 1er confinement, le Service d’encadrement PEO a dû faire face à un nombre considérable de mesures à mettre en musique pour organiser cette période inédite en tous points. Prenons pour exemples :
- L’adaptation en interne des mesures « corona » (issues de décisions gouvernementales ou de la cellule de crise du SPF) : mise en œuvre du congé parental corona, participation au « Federal Special Forces » afin de soutenir d’autres départements comme la CAPAC qui rencontraient une surcharge de travail, gestion des attestations de quarantaine, gestion des volontaires dans le domaine médical, instauration de sanctions spécifiques en cas de non-respect des règles « coronavirus » dans l’enceinte du SPF, …
- La prise de mesures spécifiques en matière d’accompagnement du personnel pendant la crise : mise en place avec le SIPPT de mesures en matière de bien-être (en termes d’écoute), prêt de PC pour les enfants des membres du personnel, …
- L’implémentation des mesures particulières en termes de télétravail : instaurer un télétravail permanent pour l’ensemble des collaborateurs dont la fonction le permet et pour les personnes appartenant à un groupe à risque, gérer les dispenses de services octroyées à ceux dont la fonction ne permettait pas le télétravail, réviser les montants des indemnités octroyées dans le cadre du télétravail permanent, rédiger une politique de permanence à l’intérieur des services afin de garantir leur continuité, modifier les dispositions du règlement de l’horaire variable afin de répartir sur une plus longue durée les arrivées et départs des collaborateurs en vue d’éviter les heures de pointe dans les transports, attribuer une heure de boni à ceux qui sont présents une journée au SPF pendant la situation de crise, …
- Le monitoring du personnel : établissement d’un listing quotidien des absences pour maladie, communication au SPF BOSA du nombre de collaborateurs en quarantaine et du nombre de télétravailleurs, récolte des besoins spécifiques en ce qui concerne les renforts nécessaires en termes de collaborateurs dans le SPF, …
A côté de ces mesures spécifiques, le Service d’encadrement PEO a continué de remplir l’ensemble de ses obligations réglementaires afin que les collaborateurs du SPF et sa ligne hiérarchique puissent se concentrer sur leurs propres nouvelles missions et leurs obligations. « La politique d’accueil et d’intégration a donc dû être adaptée afin de permettre l’entrée en service et l’intégration des nouveaux collègues dans le contexte particulier du télétravail permanent. », ajoute Christine Préhat. « Un certain nombre de formations ont été annulées ou provisoirement reportées. La plupart ont pu reprendre sous une forme « distancielle » après quelques mois. Le trajet d’intégration pour les nouveaux a ainsi été réorganisé au mois de juin sous la forme de webinaires ».
De même, malgré les difficultés rencontrées surtout pendant les 2 premiers mois de confinement stricts, les recrutements de personnel ont pu se poursuivre moyennant certaines adaptations, et pas moins de 74 procédures de sélection ont pu être menées à terme.
« Je me souviens à ce propos, d’une plainte regrettable déposée par un témoin au cours d’une sélection car le jury n’avait pas respecté le sens de circulation imposé au sein du SPF pour entrer dans la salle de sélection. La gestion de cette plainte a occasionné un surcroît de travail pour plusieurs collaborateurs dans le but de simplement démontrer que la situation n’avait pas porté à conséquence. »
Le monde ne s’est heureusement pas arrêté de tourner malgré la crise sanitaire et des solutions, pratiques, humaines, ont donc été trouvées pour assurer la continuité des services.
Un nouveau cadre en matière de télétravail
Un nouveau cadre en matière de télétravail a été adopté en juin 2020 par le Comité de direction. Son but était de moderniser et d’harmoniser un système datant de près de 10 ans.
« Le télétravail est un outil formidable puisqu’il a permis de continuer à fournir aux citoyens, aux entreprises et aux collègues (pour ce qui est des services d’encadrement), un bon niveau de prestations », explique la directrice PEO.
« Lorsque la crise sanitaire sera terminée, tous nos télétravailleurs seront indemnisés au prorata du nombre de jours hebdomadaires télétravaillés. Par ailleurs, leurs droits et obligations sont désormais actés dans une convention individuelle. »
Comme toutes les fonctions ne sont évidemment pas compatibles avec le télétravail, des mesures spécifiques ont été décidées, comme, par exemple, l’assouplissement des heures d’arrivée et de départ des collaborateurs.
En conclusion, l’ensemble des mesures prises en matière de ressources humaines et la nouvelle politique décidée par le Comité de direction orientent pleinement le SPF dans la ligne directrice développée par la ministre Petra de Sutter : faire rentrer un peu plus chaque jour la fonction publique dans la philosophie du New Way Of Working.
2021 apportera également son lot de changements et peut-être une nouvelle politique en matière de gestion du temps de travail, illustrant le début d’une nouvelle ère au sein du SPF.