En 2019, la Direction générale Contrôle des lois sociales (CLS) a lancé une application en ligne pour l’introduction des règlements de travail. Fin de l’année, plus de 55% des documents avaient été introduits de cette manière.
Le dépôt du règlement de travail : une obligation
La loi instituant les règlements de travail existe depuis le 5 avril 1965 et est une des plus anciennes lois relatives au travail de notre pays.
Chaque employeur, qu'il appartienne au secteur privé ou au secteur public, est tenu d'établir un règlement de travail dès le moment où il engage son premier travailleur. Au cours de la vie de l'entreprise, ce document est régulièrement adapté ou complété (introduction de nouveaux horaires, par exemple, ou jours de remplacement pour les jours fériés, etc.).
Dans les huit jours suivant l'entrée en vigueur du règlement de travail ou de son adaptation, l'employeur doit envoyer une copie du document à la direction locale du Contrôle des lois sociales.
En 2018, cette obligation a donné lieu à la réception, via la poste, de 24.854 règlements de travail ou modifications sur papier dans les différentes directions du CLS. Si on compte une moyenne de 50 pages par règlement de travail, on arrive à quelque 1.250.000 pages qui trouvent toutes place dans les dossiers papier des employeurs que le CLS tient à jour. Quelque 20.000 règlements de travail reçoivent du CLS un nouveau numéro d'enregistrement, qui est transmis à l'employeur par la poste.
e-ART, la réponse à un besoin de modernisation
Pour moderniser cette pratique plutôt archaïque, le projet e-ART a été lancé en 2017, avec pour objectif de permettre le dépôt du règlement de travail par voie électronique, dans un environnement protégé (via eID ou ITSME), via un service web intuitif et facile à utiliser. En cas de divergence de vue dans le cadre de la procédure d'établissement ou de modification du règlement de travail, une procédure de conciliation est également possible via l'application. e-ART permet aussi le stockage électronique des règlements de travail dans les applications internes du CLS.
Opérationnelle depuis le 15 avril 2019, cette application permet aux employeurs d’introduire désormais en ligne leur règlement de travail ou la modification de ce dernier. e-ART est disponible dans les 3 langues (www.reglementdetravail.belgique.be (FR), www.arbeidsreglement.belgie.be(NL), www.arbeitsordnung.belgien.be (DE).)
Les employeurs et les secrétariats sociaux ont intégré très rapidement la nouvelle procédure de dépôt et ce malgré la faible attention accordée au sujet par la presse.
Le graphique ci-dessous illustre l'évolution des règlements de travail reçus via e-ART au cours de la période mai-décembre 2019. Au cours de cette période, nous avons enregistré un total de 22.111 règlements de travail ou modifications.
Il ressort du graphique qu'en mai 2019, 15% des règlements de travail nous sont parvenus via e-ART. Ce taux a atteint 55,3% en décembre.
Cette adaptation rapide dans le chef des employeurs est frappante et montre qu'une modernisation de la procédure de dépôt s'imposait.
A côté de considérations environnementales, la procédure de dépôt électronique présente les avantages suivants :
Elle permet à l'employeur de gagner du temps car le règlement ne doit plus être imprimé et envoyé par la poste. Par ailleurs, le traitement électronique par le CLS s'en trouve également facilité puisque toutes les opérations manuelles disparaissent.
De plus, la version numérique est plus facilement consultable par les administrations.
La nouvelle procédure permet de faire des économies, les frais de port disparaissant tant pour l'employeur que pour le CLS.
Bref, on peut affirmer que l’application e-ART a largement contribué à la simplification administrative.
L'utilisation de la plate-forme en ligne n'est pas obligatoire ; un employeur peut toujours envoyer son règlement de travail via la poste selon la bonne vieille méthode. Aucune modification n'a d'ailleurs été apportée à la loi instituant les règlements de travail.
Cependant tout laisse à penser que fin 2020, environ 80% des dépôts de règlements de travail ou de modifications se feront par voie numérique via e-ART.