Le système intégré de gestion de la qualité constitue le fil conducteur de la réalisation de la mission du SPF Emploi. Dans ce cadre, plusieurs processus clés ont été identifiés, dont le processus clé « Légiférer ». En effet, l'élaboration de la législation représente l'une des missions essentielles du SPF.
Un programme, composé d'une série de (sous-) processus interdépendants, a été mis en place autour de ce processus clé afin d’en accroître l’efficacité.
Groupe de projet transversal et premiers projets
Un groupe de projet transversal permanent a été constitué à cet effet. Ce groupe comprend un sponsor, un chef de programme et de projet et des experts juristes provenant des différentes directions générales qui élaborent de la législation.
En 2021, l'équipe a lancé le premier projet, qui consistait à cartographier et à améliorer le processus de rédaction des arrêtés royaux réglementaires. Ce projet est devenu le processus clé qui a servi de base pour la suite des travaux.
En 2024, les derniers projets « rédiger des arrêtés royaux individuels » et « rédiger des arrêtés ministériels individuels » ont été finalisés.
Fix the basics, un modèle pour d'autres SPF
Les projets poursuivaient un objectif clair : “fix the basics”. Concrètement, les rédacteurs d'arrêtés royaux et ministériels et de lois ont reçu un descriptif clair et précis quant à :
- la procédure de rédaction des AR (réglementaires), des AM et des lois, décrivant toutes les étapes à suivre conformément aux nouvelles procédures numériques et aux méthodes de travail et directives actuelles de la Chancellerie du Premier ministre
- une checklist permettant de vérifier que toutes les étapes importantes du processus ont été respectées
- un document « instructions relatives aux exigences de forme », reprenant des points importants visant à réduire le risque d'erreurs et d'oublis et permettant de contrôler que les exigences de forme ont été respectées.
Ceci a généré toute une série de documents qualité, des descriptions de procédures, des checklists et des instructions, tous conformes aux exigences de qualité de la norme ISO 9001. Ces documents sont mis à la disposition de l'ensemble des membres du personnel.
Chacune des procédures détaille les étapes de la rédaction d'un arrêté (réglementaire) ou d'une loi selon un canevas bien précis, avec un aperçu de la législation applicable, de la documentation à consulter, du parcours administratif applicable aux documents et certains points et commentaires juridiques importants. En outre, des renvois sont faits vers différentes annexes, notamment le guide de technique législative (légistique) du Conseil d'État, les directives de la Chancellerie, des sites web, des modèles et d'autres documents de qualité rédigés qui contiennent de plus amples informations sur des questions spécifiques.
Ces descriptions peuvent servir de modèles pour d'autres SPF et institutions fédérales : en effet, les différentes étapes et phases de l'élaboration d'une législation y sont, grosso modo, les mêmes. Les connaissances et les documents ont été partagés avec le Collège des Présidents des autres SPF et OIP, qui peuvent ainsi s’en servir.
Un processus continu
La réalisation des documents qualité ne représente pas une fin en soi, mais le début d'un processus d'amélioration continue. Les descriptions (de procédures) sont minutieusement passées en revue et mises à jour régulièrement.
Ce travail de longue haleine a débouché sur l'obtention de la certification ISO 9001, la « cerise sur le gâteau » qui atteste que le SPF Emploi répond bien aux normes ISO strictes en matière de rédaction législative.