Procédure pour la création et la modification d'un grand SICPP

Création d'un grand SICPP

Un groupe d'employeurs souhaitant créer un grand SICPP doit bien sûr d'abord s'assurer que tous les employeurs remplissent toutes les conditions (voir ci-dessus) et que tous les accords nécessaires ont été conclus.

L'employeur responsable doit ensuite introduire la demande de création du grand SICPP auprès de la Direction générale Humanisation du travail du SPF Emploi en utilisant le formulaire II.2-2 (DOCX, 75.07 Ko) mis à disposition sur le site web à cet effet, et les documents nécessaires doivent être présentés (art. II.2-10 du code). L'employeur responsable est l'un des employeurs faisant partie du SICPP, qui assumera les obligations administratives relatives au grand SICPP, non seulement lors de sa création, mais aussi tant que le SICPP existera (par exemple, il doit conserver tous les documents pertinents, y compris l’arrêté ministériel (AM), ainsi que l'historique du SICPP, cf. art. II.2-15 du code). L'autorisation de création (par AM) sera également au nom de cet employeur responsable, et il agira en tant que contact principal pour le SPF Emploi.

Si les employeurs souhaitent inclure un département chargé de la surveillance médicale dans un SICPP, cela signifie automatiquement qu'un grand SICPP doit être créé : tous les employeurs doivent également indiquer clairement leur accord pour l'inclusion d'un tel service (car le service devra (pouvoir) exercer sa fonction auprès de tous les employeurs concernés). Dans ce cas, la demande doit également inclure l’agrément de l'autorité compétente (communauté/région).

À la suite de la demande de création d’un grand SICPP, l'inspection CBE prendra contact avec l'employeur responsable afin d'examiner l'organisation et le fonctionnement proposé du SICPP et, si nécessaire, de procéder à des consultations supplémentaires, puis d'émettre un avis motivé (article II.2-11 du code).

L'autorisation est accordée par le ministre (Si l'autorisation est refusée (par exemple en cas d'avis négatif venant de la DG CBE), la décision de refus motivée est notifiée à l'employeur responsable par courrier recommandé (art. II.2-13, §3 du code) via un arrêté ministériel (AM) au nom de l'employeur responsable (art. II.2-13, §2 du code) : les autres employeurs concernés ne sont pas repris dans l'arrêté, ce qui permet une procédure plus souple lorsque des employeurs rejoignent ou quittent le SICPP (voir ci-dessous), mais l'autorisation s'applique à tous les employeurs mentionnés sur la liste des employeurs concernés au moment de la demande (art. II.2-14, §1 du code).

L’arrêté ministériel peut fixer des conditions et des modalités supplémentaires lors de l'octroi de l'autorisation de créer le grand SICPP (article II.2-13, §2 du code), par exemple en ce qui concerne la création et les compétences d'un comité de gestion du SICPP (composé de tous les employeurs concernés et des représentants des travailleurs, et qui peut notamment être chargé de désigner, remplacer et écarter les conseillers en prévention et de déterminer la durée de leurs prestations, l'affiliation et le retrait des employeurs du SICPP ou la dissolution du SICPP, la gestion financière du SICPP, le suivi des activités du SICPP, etc. (cfr. art. II.2-10, §2, 4° du code) mais aussi d'un conseil d'administration ou de la façon dont les employeurs peuvent s’affilier ou se retirer du SICPP.

Modification d'un grand SICPP

Comme pour un petit SICPP, chaque fois que le SICPP est modifié (par exemple, par le départ d'un conseiller en prévention, l'élargissement des activités d'un des employeurs concernés, l'affiliation de nouveaux employeurs ou le départ d'un employeur du SICPP), ils doivent vérifier si toutes les conditions du SICPP sont toujours remplies et, le cas échéant, ils doivent adapter l'organisation du SICPP (avec l'accord de tous les employeurs et comités, ou du comité de gestion s'il a repris cette tâche via l’arrêté ministériel) (art. II.2-13, §2 du code).

Si les employeurs affiliés changent (affiliation d'un nouvel employeur ou départ d'un employeur affilié du SICPP), en principe un nouvel arrêté ministériel n’est pas requis, et il suffit que l'employeur responsable le notifie au SPF Emploi via le formulaire II.2-3 (DOCX, 67.99 Ko) disponible sur le site web, en soumettant une liste actualisée des employeurs et en indiquant l'impact de ce changement sur l'organisation du SICPP (art. II.2-14, §1 du code). Tant que la notification (d'un nouvel employeur affilié) n'a pas été effectuée, cet employeur ne peut pas faire appel au SICPP. Toutefois, si l'employeur sortant est l'employeur responsable, une nouvelle demande et un nouvel AM sont nécessaires, étant donné que l'autorisation de créer le SICPP reprise dans l’AM est accordée à l'employeur responsable qui est le seul à figurer sur cet AM.

Les employeurs affiliés peuvent faire appel au grand SICPP tant que les conditions (prévues tant dans le code que dans l’AM) restent remplies et qu'ils respectent l'obligation de notification. Si ce n'est pas (plus) le cas, tous les employeurs doivent à nouveau disposer de leur propre service interne, comme le prévoit l'article 33 de la loi bien-être (article II.2-16 du code).

Dissolution du SICPP

Lorsque les employeurs ne souhaitent plus utiliser le SICPP, ils peuvent le dissoudre : cela requiert l'accord de tous les employeurs et de tous les comités (ou du comité de gestion s'il est compétent), ainsi qu'une notification au SPF Emploi, qui abrogera l’AM (art. II.2-16 du code).