Maintien du contact avec les travailleurs en incapacité de travail

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Contact après 4 semaines d’incapacité de travail : information sur les possibilités de reprise

Plus l'absence est longue, moins il est probable qu'une personne puisse reprendre son travail avec succès auprès de son employeur initial. Des études le montrent : pour une absence de plus de 3 mois, les chances de retour au travail chez le même employeur chutent à 50 %. Un retour au travail peut même contribuer à un rétablissement plus rapide, à condition que le travail soit adapté à l'état de santé du travailleur. Il est donc important que les travailleurs soient informés le plus tôt possible des possibilités de retour au travail et des personnes qu'ils peuvent contacter.

Les conseillers en prévention-médecins du travail, ou les infirmiers qui l'assistent, doivent donc contacter le travailleur à partir de 4 semaines d'incapacité de travail pour l'informer des différentes possibilités de faciliter son retour au travail, telles que la possibilité d’avoir une conversation avec le médecin du travail ou le personnel infirmier, de demander une visite de pré-reprise du travail ou d'entamer un trajet de réintégration. Grâce à des adaptations du poste de travail, ou à un travail autre/adapté, il est possible d'éviter que l'incapacité de travail ne devienne durable et que la réintégration ne devienne plus difficile (art. I.4-71/1 du code du bien-être au travail). Cette prise de contact n’a pas pour objectif de s’informer sur la durée de l’incapacité de travail du travailleur ni de la contrôler : le médecin du travail n’est pas un médecin de contrôle (art. I.4-22).

Cette obligation du conseiller en prévention-médecin du travail est rendue possible par l'obligation, imposée à l'employeur par l'article I.4-4, §3, de prendre « les mesures nécessaires pour informer le conseiller en prévention-médecin du travail de toute incapacité de travail de quatre semaines ou plus, constatée pour un travailleur soumis ou non à la surveillance de santé obligatoire. » Afin de permettre au conseiller en prévention-médecin du travail de respecter cette obligation, l'employeur doit également transmettre les coordonnées nécessaires (adresse, numéro de téléphone, adresse électronique privée) du travailleur: en effet, il sera rarement possible de le joindre via son numéro de téléphone professionnel ou une adresse électronique d'entreprise pendant son absence.

L’information peut par exemple être transmise au travailleur en incapacité de travail par le conseiller en prévention-médecin du travail par ex. via une lettre à son domicile ou via son adresse électronique privée. Ce courrier ou cet e‑mail doit indiquer notamment les coordonnées du conseiller en prévention-médecin du travail, afin que le travailleur puisse contacter ce médecin ou l’infirmier pour une conversation, pour de plus amples informations ou pour demander une invitation en vue d’une visite de pré-reprise ou d’un trajet de réintégration.

Procédure du règlement de travail pour le contact avec les travailleurs malades

Les employeurs sont tenus d'inclure dans leur règlement de travail une procédure en vue de maintenir le contact avec les travailleurs en incapacité de travail . Cette procédure de contact s'inscrit dans le cadre d'une politique active en matière d'absentéisme qui a pour objectif de faciliter et de préparer le retour au travail. Il s'agit d'une communication de soutien visant à maintenir le lien avec le lieu de travail et à discuter en temps utile des possibilités de réintégration.

Il est important de souligner que cette procédure de contact n'est pas conçue comme un mécanisme de contrôle. Elle ne peut en aucun cas être utilisée pour évaluer si l'absence pour raisons de santé est justifiée. L'évaluation médicale de l'incapacité de travail reste de la compétence exclusive du médecin traitant et du médecin-conseil.

ATTENTION : l'obligation d'inclure cette procédure dans le règlement de travail s'applique à partir du 1^er janvier 2026. Il est recommandé d'adapter le règlement de travail à cette nouvelle obligation dès que possible. Pour ce faire, il convient de suivre la procédure normale de modification du règlement de travail (l'ajout d'une annexe au règlement de travail ne suffit pas à cet effet).

Qui contacte le travailleur ?

La procédure de contact doit clairement déterminer qui contacte le travailleur au nom de l'employeur.

Étant donné que la ratio legis de cette obligation réside dans le maintien du contact avec le lieu de travail et l'employeur, cette prise de contact ne peut être externalisée, mais doit être effectuée par un membre du personnel de l'entreprise, tel qu'un coach en réintégration, un collaborateur RH, un supérieur hiérarchique ou un assistant social. Il est en effet utile que les personnes de contact connaissent l'organisation de l'intérieur, y compris la politique collective de réintégration et les procédures internes, car cela contribue à un suivi plus personnalisé, plus impliqué et plus cohérent.

Ainsi, le médecin du travail (ou son personnel infirmier) du service externe de prévention et de protection au travail ne peut pas non plus être désigné comme personne de contact. En effet, le médecin du travail a pour mission légale de contacter les travailleurs en incapacité de travail (après quatre semaines d'incapacité de travail, voir supra). Afin de garantir l'indépendance du médecin du travail et la clarté de la répartition des rôles, celui-ci ne peut donc pas agir en tant que personne chargée de maintenir le contact au nom de l'employeur.

À quelle fréquence les contacts ont-ils lieu ?

Le règlement de travail doit également déterminer la fréquence minimale des prises de contact.

Ces contacts réguliers permettent de maintenir de manière transparente et respectueuse le lien avec l'organisation et de réduire (le sentiment de) l'isolement du travailleur en incapacité de travail, par ex. en partageant des informations sur les événements ou changements importants au sein de l'organisation afin que le travailleur absent reste impliqué dans la vie de l'entreprise. En outre, ce contact peut bien sûr également être utilisé pour informer le travailleur des possibilités concrètes d'adaptation du travail au sein de l'entreprise, mais aussi pour discuter d'éventuelles préoccupations (par ex. concernant le retour au travail).

Concrètement, cela signifie qu'il est préférable de déterminer après quelle période d'incapacité de travail l'employeur prendra contact pour la première fois avec le travailleur, puis à quelle fréquence (et de quelle manière) les contacts suivants auront lieu. Des contacts réguliers garantissent la transparence et la continuité et peuvent certainement contribuer à une meilleure préparation de la reprise du travail. Dans le même temps, il est toutefois important que la procédure laisse également la place nécessaire à la flexibilité, qui peut éventuellement être déterminée en concertation avec le travailleur. En effet, en fonction de la situation (médicale) individuelle du travailleur, il peut être approprié de réduire la fréquence des contacts pendant une certaine période (par ex., pendant des traitements lourds ou une hospitalisation). D'autre part, un contact plus intensif peut être souhaitable lorsque le retour au travail ou le début d'un trajet de réintégration est en vue. Dans tous les cas, il est préférable de procéder à un ajustement d'un commun accord et dans le respect de l'état de santé du travailleur.