Personne de confiance

Désignation

La désignation de la personne de confiance est-elle obligatoire ?

La désignation d’une personne de confiance est obligatoire pour les employeurs qui occupent 50 travailleurs ou plus. Pour les employeurs qui occupent moins de 50 travailleurs, la désignation est facultative. Ceux-ci seront obligés d’en désigner une uniquement lorsque tous les membres de la délégation syndicale, ou, à défaut de délégation syndicale, l’ensemble des travailleurs, en font la demande.

La personne de confiance doit-elle faire partie du personnel ?

Lorsque l’employeur occupe 50 travailleurs ou plus, au moins une des personnes de confiance désignée doit faire partie du personnel de l’employeur. Cette règle s’applique également à l’employeur qui occupe 20 travailleurs ou plus et qui fait seulement appel à un conseiller en prévention aspects psychosociaux d’un service externe pour la prévention et la protection au travail. S’il désigne une ou plusieurs personnes de confiance, au moins une devra faire partie de son personnel. Ceci garantit que les travailleurs aient toujours accès à une personne de confiance qui a une connaissance approfondie de la structure, du fonctionnement interne et de la culture de l’entreprise pour faciliter la compréhension du cas et qu’au moins un des intervenants soit facilement accessible aux travailleurs.

L’employeur qui occupe moins de 20 travailleurs, lorsque qu’il désigne une éventuelle personne de confiance, garde le choix entre un membre de son personnel ou une personne de confiance externe.

Procédure de désignation

Lorsque l’employeur désigne une (ou des) personne(s) de confiance, il doit obtenir l’accord de l’ensemble des membres représentant les travailleurs au sein du Comité sur la personne désignée.

Si aucun accord n’est obtenu, l’employeur doit demander l’avis de l’inspection Contrôle du bien-être au travail avant de prendre une décision. L’inspection tentera de concilier les parties.

A défaut de conciliation, l’inspection remet un avis à l’employeur. L'employeur communique cet avis aux représentants des travailleurs. L’employeur prend la décision finale qui doit conduire à la désignation d’une personne. Si l’employeur ne suit pas l’ avis, il devra en communiquer les motifs au Comité.

Lorsqu’il n’y a pas de Comité institué dans l’entreprise, la délégation syndicale exerce cette mission.

A défaut de délégation syndicale, les travailleurs participent directement à cette question:

• L'employeur devra communiquer à l'ensemble des travailleurs, sur un panneau ou par tout autre moyen de communication (par exemple par courrier électronique), I'identité de la personne de confiance qu'il envisage de désigner.
• Les travailleurs disposent d'un délai de 15 jours pour inscrire leurs remarques dans le registre que l'employeur doit mettre à leur disposition ou pour les communiquer au service interne pour la prévention et la protection au travail (ou encore au service externe si l'employeur exerce lui-même la fonction de conseiller en prévention).
• Le service de prévention communique les remarques à l'employeur en respectant I'anonymat des travailleurs, ainsi que son propre avis.
• L'absence de remarque équivaut à un accord des travailleurs. Si l'employeur n’est pas d'accord avec les remarques, il doit saisir l'inspection du Contrôle du bien-être au travail. A défaut de conciliation par l'inspection, celle-ci émet un avis.
• L'employeur communique cet avis aux travailleurs et les informe de sa décision. Si cette décision ne s'est pas conformée aux remarques des travailleurs et à I'avis de l'inspection, l'employeur doit en communiquer les motifs aux travailleurs.

Lorsque tous les membres de la délégation syndicale, ou à défaut, l’ensemble des travailleurs demandent à l’employeur de désigner une personne de confiance, l’employeur devra respecter la procédure décrite ci-dessus.  

Dans tous les cas, il ne suffit pas que l'employeur lance une procédure d’appel à candidat pour exercer la fonction de personne de confiance. L'employeur devra effectivement désigner une personne de confiance pour remplir l’obligation qui lui incombe.  

Les coordonnées de la personne de confiance doivent être inscrites dans le règlement de travail ainsi qu’à un endroit facilement accessible pour les travailleurs (affiche, intranet…).

Exécution de la mission d’information de la personne de confiance par le conseiller en prévention chargé de la direction du service interne

Chez les employeurs occupant moins de 50 travailleurs qui n’ont pas désigné de personne de confiance , le conseiller en prévention chargé de la direction du service interne pour la prévention et la protection au travail va exercer  la mission d’information de la personne de confiance  lors de la phase préalable à une demande d’intervention psychosociale. Il est ainsi disponible en première ligne uniquement pour informer les travailleurs sur les différentes procédures existantes accessibles aux travailleurs en matière de risques psychosociaux au travail et pour donner les coordonnées du conseiller en prévention aspects psychosociaux externe.

Il est lié par le secret professionnel lors de l’exercice de cette mission d’information.

L’objectif est qu’il y ait toujours quelqu’un de présent dans l’entreprise pour offrir aux travailleurs l’information nécessaire.

Puisqu’il s’agit d’une mission limitée à l’information (et non à l’intervention), la désignation est automatique (c’est-à-dire qu’elle ne nécessite pas l’accord des membres de la délégation syndicale ou, à défaut, de tous les travailleurs) et aucune formation particulière n’est demandée. Il y a cependant des nuances à apporter:

• Le conseiller en prévention chargé de la direction du service interne peut toujours refuser d’exercer cette mission d’information.
• Les membres de la délégation syndicale ou, à défaut, tous les travailleurs peuvent également refuser le principe, par exemple parce qu’ils considèrent que le conseiller en prévention chargé de la direction du service interne ne dispose pas de la confiance nécessaire ou n’a pas le profil adéquat pour exercer la mission d’information de la personne de confiance.
• Cela ne concerne pas les entreprises de moins de 20 travailleurs où l’employeur est lui-même le conseiller en prévention interne.

Si le conseiller en prévention interne souhaite endosser toutes les missions de la personne de confiance c’est-à-dire tant l’information préalable que la gestion des demandes d’intervention psychosociales informelles (entretien, intervention auprès d’un tiers, conciliation), rien ne l’empêche de suivre la formation de personne de confiance et de demander à l’employeur d’être désigné comme telle en suivant la procédure.

Les coordonnées du conseiller en prévention chargé de la direction du service interne pour la prévention et la protection au travail doivent être inscrites dans le règlement de travail ainsi qu’à un endroit facilement accessible pour les travailleurs (affiche, intranet…).

Ecartement

L’employeur peut écarter la personne de confiance de ses fonctions s’il a l’accord préalable de tous les membres représentant les travailleurs au sein du Comité. Cet accord protège la fonction de personne de confiance au sein de l’entreprise. La législation n’organise cependant pas de protection contre le licenciement. Dès lors, cet accord n’est pas nécessaire si l’employeur veut met fin au contrat du travailleur, qui, outre sa fonction habituelle, remplit la fonction de personne de confiance. Toutefois, le travailleur pourra toujours a posteriori contester son licenciement s’il considère qu’il est intervenu en représailles des interventions menées en tant que personne de confiance.

A défaut d’accord, l’employeur demande l’avis de l’inspection du Contrôle du Bien-être au travail qui tentera de concilier les parties.

A défaut de conciliation, l’inspection remet un avis à l’employeur qu’il communique au Comité. L’employeur prend la décision finale. Si cette décision ne suit pas l’avis de l’inspection, il doit en communiquer les motifs au Comité.

Lorsqu’il n’y a pas de Comité institué dans l’entreprise, la délégation syndicale exerce cette mission. A défaut de délégation syndicale, les travailleurs participent directement à cette question:

• L'employeur devra communiquer à l'ensemble des travailleurs, sur un panneau ou par tout autre moyen de communication (par exemple par courrier électronique), I'identité de la personne de confiance qu'il envisage d’écarter.
• Les travailleurs disposent d'un délai de 15 jours pour inscrire leurs remarques dans le registre que l'employeur doit mettre à leur disposition ou les communiquer au service interne pour la prévention et la protection au travail (ou encore au service externe si l'employeur exerce lui-même la fonction de conseiller en prévention).
• Le service de prévention communique les remarques à l'employeur en respectant I'anonymat des travailleurs, ainsi que son propre avis.
• L'absence de remarque équivaut à un accord des travailleurs. Si l'employeur n’est pas d'accord avec les remarques, il doit saisir l'inspection du Contrôle du bien-être au travail. A défaut de conciliation par l'inspection, celle-ci émet un avis.
• L'employeur communique cet avis aux travailleurs et les informe de sa décision. Si cette décision ne s'est pas conformée aux remarques des travailleurs et à I'avis de l'inspection, l'employeur doit en communiquer les motifs aux travailleurs.

En outre, de leur côté, tous les membres représentant les travailleurs au sein du Comité peuvent demander à l’employeur l’écartement de la personne de confiance, l’employeur l’écarte alors s’il est d’accord. Lorsqu’il n’y a pas de Comité institué dans l’entreprise, la délégation syndicale, ou à défaut les travailleurs peuvent le demander à l’employeur.

Enfin, si la personne de confiance elle-même ne souhaite plus exercer ses fonctions, il lui suffit d'en informer l'employeur et le Comité. Aucun accord de leur part n'est nécessaire pour qu'elle démissionne de son poste.

Formation

Délai

Chaque nouvelle personne de confiance est tenue de suivre une formation de minimum 5 jours dans les deux ans qui suivent sa désignation.

Les personnes qui ont été désignées personne de confiance avant le 1er septembre 2014 et qui ont déjà suivi une formation en la matière peuvent continuer à exercer leur fonction même si la formation qu’ils ont suivie ne répond pas à toutes les exigences actuelles.

Les personnes qui ont été désignées personne de confiance avant le 1er septembre 2014 et qui n’avaient pas suivi de formation avant, peuvent continuer à exercer leur fonction après à condition d’avoir suivi la formation de personne de confiance avant le 1er septembre 2016 ou de justifier d’une expérience utile de 5 ans en tant que personne de confiance au 1er septembre 2014.

Contenu

Cette formation est organisée sous la forme de 4 modules, comme suit:

• un module d’un demi-jour (au moins 3h) sur le cadre légal relatif à son rôle et à son statut,
• un module d’un demi-jour (au moins 3h) sur les risques psychosociaux au travail,
• un module d’un jour (au moins 6h) sur les techniques d’entretien,
• un module de trois jours (au moins 18h) sur la gestion des situations problématiques.

Les frais de formation, ainsi que les frais de déplacement pour s’y rendre, sont à charge de l’employeur. Le temps consacré à ces formations est rémunéré comme du temps de travail.

Institutions de formation

Le site du SPF Emploi contient une liste de certaines institutions qui organisent cette formation.

La procédure pour figurer sur cette liste est disponible sous l’onglet Documentation> Procédures et formulaires > Procédure pour figurer sur la liste des institutions qui organisent une formation portant sur les compétences et les connaissances des personnes de confiance.

Supervision

Les personnes de confiance sont également tenues de se perfectionner au moyen d’une supervision annuelle.

La supervision consiste en un échange d’expériences entre personnes de confiance sur des cas pratiques, sous la conduite d’un facilitateur.

Toutes les personnes de confiance, même celles désignées avant le 1^er septembre 2014, doivent suivre cette supervision.

La législation ne définit pas la durée de la supervision mais pour atteindre son objectif celle-ci se déroulera de préférence sur une journée.

Incompatibilités

Toutes les incompatibilités légales existent afin de permettre aux personnes de confiance d’acquérir la confiance des travailleurs. Les travailleurs doivent pouvoir s’exprimer librement auprès d’elles.

La personne de confiance ne peut pas:

• exercer la fonction de conseiller en prévention –médecin du travail;

Le médecin du travail est en effet compétent pour faire une déclaration d’inaptitude au travail lors d’un examen médical. Ce qui aurait pu compromettre la confiance nécessaire que le travailleur doit avoir dans la fonction de personne de confiance. Cela aurait pu avoir pour conséquence que le travailleur puisse encore difficilement faire appel à lui pour intervenir dans une situation dans laquelle il était par exemple question de harcèlement au travail.

• être délégué de l’employeur ou du personnel au conseil d’entreprise ou au Comité, être candidat aux élections sociales;
   
• être délégué syndical;

Il faut distinguer les délégués syndicaux des membres ou militants actifs qui n’ont pas été élus ou désignés pour représenter les travailleurs mais qui sont des membres des organisations syndicales. Ils exécutent certaines tâches dans ce cadre. Néanmoins, ils n’ont pas mandat pour représenter les travailleurs auprès de l’employeur.

Ces travailleurs syndiqués peuvent être désignés comme personne de confiance.

Si la personne de confiance intervenait dans les organes de concertation pour représenter l’employeur ou les travailleurs, qu’elle se portait candidate aux élections ou qu’elle faisait partie de la délégation syndicale, son autonomie pourrait être mise à mal puisqu'elle pourrait choisir dans ce cas le côté d’une des parties de la concertation sociale dans l’entreprise. Ce risque pouvait mettre à mal la confiance que les travailleurs doivent lui porter pour oser faire appel à elle et mettre la personne de confiance elle-même dans un conflit personnel de loyauté.

• faire partie du personnel de direction;

Le personnel de direction est défini comme étant les personnes chargées de la gestion journalière qui ont pouvoir de représenter et d’engager l’employeur (c’est-à-dire d’accomplir des actes juridiques au nom et pour le compte de l’employeur), ainsi que les membres du personnel directement subordonnés à ces personnes lorsqu’ils remplissent également des missions de gestion journalière.

La gestion journalière est la gestion effective, quotidienne, autonome et permanente sur toute l’entreprise ou une partie de celle-ci.

Il s’agit des deux niveaux les plus élevés dans la hiérarchie de la structure de l’entreprise chargés de la gestion journalière. Dans les entreprises où se déroulent des élections sociales, les personnes appartenant au personnel de direction font l’objet d’une liste spécifique.

L’exercice de la fonction de direction peut en effet porter atteinte à l’autonomie qui est exigée pour l’exercice de la fonction de personne de confiance. Elle pourrait ainsi avoir tendance à utiliser les informations qu’elle a reçues en qualité de personne de confiance dans le cadre de ses compétences de direction.

Le concept de personnel de direction n’est pas le même que celui de ligne hiérarchique. Par ligne hiérarchique, on entend la direction aussi bien au niveau supérieur qu’inférieur, du manager au chef d’équipe, compétents pour donner des ordres à leurs subordonnés. Ce concept concerne tous les niveaux dirigeants dans la hiérarchie de l’entreprise et est, en d’autres termes, plus large que le concept de personnel de direction. Un membre de la ligne hiérarchique peut donc exercer la fonction de personne de confiance, à condition qu’il ne fasse pas partie du personnel de direction.

Incompatibilités pour les personnes de confiance désignées avant le 1^er septembre 2014

L’incompatibilité avec la fonction de conseiller en prévention–médecin du travail existe tant pour les personnes désignées avant qu’après le 1^er septembre 2014.

Les personnes de confiance qui ont été désignées avant cette date et qui étaient alors délégués de l’employeur ou du personnel au conseil d’entreprise ou au Comité ont pu continuer à exercer leur fonction jusqu’aux élections de 2016. Elles ont du alors faire un choix entre leur fonction de personne de confiance et leur candidature aux élections sociales. Si elles ont choisi de se présenter aux élections, il était recommandé de démissionner de leur fonction de personne de confiance avant d’être inscrites sur la liste des candidats. Si elles n’ont pas été élues, elles ont pu à nouveau être désignées comme personne de confiance.

Les personnes de confiance qui ont été désignées avant cette date et qui faisaient alors partie du personnel de direction, peuvent continuer à exercer cette fonction après cette date même si elles continuent à faire partie du personnel de direction.

Les personnes de confiance désignées avant le 1er septembre 2014 qui étaient en même temps délégué syndical peuvent continuer à exercer leur fonction de personne de confiance jusqu’à la fin de leur mandat de délégué syndical. Si elles sont à nouveau élues ou désignées comme délégué syndical après le 1er septembre 2014, elles ne pourront plus exercer leur mission de personne de confiance vu l’incompatibilité légale.

Rôle

• La personne de confiance est compétente pour tous les risques psychosociaux au travail mais sa mission est limitée à la procédure informelle.

Ce qui signifie que:

• Il n’est pas possible d’introduire une demande d’intervention psychosociale formelle auprès d’elle. Il faudra le faire auprès du conseiller en prévention aspects psychosociaux.
• La personne de confiance ne peut pas participer au traitement d’une demande formelle étant donné que cette mission appartient exclusivement au conseiller en prévention aspects psychosociaux qui possède l’expertise nécessaire pour ce faire.

Si le travailleur est d’accord, elle reçoit par contre l’avis du conseiller en prévention aspects psychosociaux rédigé suite à l’introduction de la demande formelle pour les situations dans lesquelles elle est intervenue préalablement au niveau informel.

• Au niveau de l’analyse des risques a priori, la personne de confiance ne doit pas prendre en charge sa réalisation.

Par contre, l’employeur qui mène cette analyse des risques (avec ou non un conseiller en prévention aspects psychosociaux) peut lui demander de participer à sa mise en œuvre.

La personne de confiance ne peut donc pas gérer seule une analyse des risques mais, selon ses propres compétences, pourra y collaborer. Elle pourra par exemple informer les travailleurs sur la réalisation d’une telle analyse, organiser les réunions...

• Elle se concerte régulièrement avec le conseiller en prévention aspects psychosociaux. Ils ont le droit et même l’obligation d’entretenir tous les contacts utiles à l’accomplissement de leurs missions.

• Elle transmet par écrit au moins une fois par an les données des incidents répétés qu’elle a traités au conseiller en prévention aspects psychosociaux pour l’évaluation de la politique de prévention des risques psychosociaux.

• Elle fournit au conseiller en prévention du service interne les données anonymes lui permettant de rédiger le rapport annuel du service interne.
   
• Le cas échéant, elle tient le registre des faits de tiers et participe à l’élaboration concrète de la procédure interne.

Participation aux réunions du Comité

Lorsque l’ordre du jour du Comité contient un point relatif à la prévention des risques psychosociaux, la personne de confiance doit être convoquée à la réunion et y participe avec voix consultative. Ce sera par exemple le cas lors des discussions sur les procédures ou sur les résultats de l’analyse des risques et l’évaluation des mesures de prévention ou lors des discussions au Comité sur le traitement d’une demande d’intervention psychosociale formelle à caractère principalement collectif.

Dans les entreprises ou institutions au sein desquelles plusieurs personnes de confiance sont désignées, toutes les personnes de confiances ne doivent pas obligatoirement participer à toutes les réunions du Comité. Il faut cependant prévoir une procédure pour que l’information découlant de ces réunions leur soit effectivement transmise.

Les modalités particulières relatives à la participation des personnes de confiance aux réunions du Comité sont déterminées par l’employeur et pourraient faire l’objet d’un point spécifique au règlement d’ordre intérieur du Comité.

Autonomie

La personne de confiance exerce sa fonction en toute autonomie. Elle agit donc seule dans les situations qu’elle traite sans recevoir d’ordre de quiconque.

Lorsqu’elle agit dans sa fonction de personne de confiance, elle est rattachée fonctionnellement au service interne de prévention et de protection au travail. Cela signifie qu’elle fait partie de ce service dans l’exercice de ses missions de personne de confiance.

La direction du service interne ne peut toutefois pas lui donner des ordres quant à l’exercice de ses missions, elle n'a pas accès aux données individuelles des situations que la personne de confiance traite. Le rôle de cette direction vis-à-vis de la personne de confiance sera limité à l’organisation de la gestion du service (par exemple: l’organisation de l’utilisation des locaux, le remboursement des frais occasionnés par la fonction…).

Dans le cadre de sa fonction de personne de confiance, elle ne peut pas non plus recevoir d’ordre de ses supérieurs hiérarchiques qui conservent leur pouvoir de commandement uniquement pour la fonction que cette personne exerce habituellement, à côté de sa fonction de personne de confiance.

De plus, elle a accès directement à la personne chargée de la gestion journalière de l’entreprise ou de l’institution.

En pratique, la personne de confiance doit aussi disposer du temps nécessaire à l’accomplissement de ses missions et d’un local adéquat pour exercer ses missions en toute confidentialité.

L’employeur doit lui fournir les informations pertinentes pour accomplir ses missions, notamment les résultats des analyses des risques portant sur les risques psychosociaux.

Protection

La personne de confiance ne bénéficie pas d'une protection spécifique contre le licenciement. Cependant, la personne de confiance ne peut subir de préjudice en raison de ses activités en tant que personne de confiance.

Aucune personne ne peut faire pression sur la personne de confiance dans l’exercice de ses fonctions (par exemple pour obtenir des informations liées à sa fonction).

Si l’employeur veut l’écarter de sa fonction de personne de confiance, il faudra qu’il obtienne l’accord des membres représentants les travailleurs au Comité. A défaut de Comité, il devra obtenir l’accord des membres de la délégation syndicale, et à défaut, l’accord de tous les travailleurs.

La personne de confiance a le droit de faire appel au conseiller en prévention aspects psychosociaux pour l’accomplissement de ses missions si elle en ressent le besoin, notamment en lui transmettant la demande d’intervention lorsque celle-ci concerne l’employeur lui-même ou un supérieur hiérarchique et que cela peut compromettre son autonomie ou lui porter préjudice.

Lorsqu’un travailleur entreprend une démarche auprès de la personne de confiance pour des faits de violence ou de harcèlement lié s à un critère de discrimination (tels que l'origine nationale ou ethnique, le sexe, le handicap, l'âge, l'état de santé actuel ou futur, l'orientation sexuelle, … ) ou pour des faits de harcèlement sexuel ,la personne de confiance est protégée contre les représailles en vertu des l égislations anti-discrim inations . En effet , en tant que personne de confiance elle donne des conseils , apporte aide ou assistance au travailleur qui s’estime discriminée et qui entreprend une démarche auprès d’elle (en l’écoutant, en lui donnant de l’information, en la renvoyant vers d’autres intervenants…).

Secret professionnel

La personne de confiance est tenue au secret professionnel. Elle ne peut donc en principe pas révéler à des tiers les informations individualisables portées à sa connaissance dans le cadre de l’exercice de sa fonction.

Plusieurs exceptions tempèrent ce principe:

• Pour lui permettre de gérer au mieux l’intervention psychosociale informelle, la législation autorise la personne de confiance à transmette à des tiers les informations qu’elle estime pertinentes pour le bon déroulement de cette intervention psychosociale.
   
• La personne de confiance peut échanger les informations strictement nécessaires à l’accomplissement de ses missions avec le conseiller en prévention aspects psychosociaux du travail (même sans l’accord du travailleur).

Le conseiller en prévention et la personne de confiance doivent connaître mutuellement les services dans lesquels ils ont été amenés à intervenir pour une demande d’intervention psychosociale formelle ou informelle ou pour l’analyse d’une situation de travail spécifique dans laquelle un danger était détecté. A ce stade du premier échange, il n’est cependant pas nécessaire qu’ils s’échangent l’identité des personnes impliquées dans les demandes. Cela peut par contre s’avérer utile ultérieurement lorsque le conseiller ou la personne de confiance sont amenés à devoir intervenir dans les services mentionnés.

• La personne de confiance peut échanger les informations strictement nécessaires à l’accomplissement de ses missions avec d’autres personnes de confiance (mais il est recommandé de demander préalablement l’accord du travailleur).
   
• La personne de confiance peut échanger des informations qu’elle estime nécessaires avec le conseiller en prévention-médecin du travail pour que des mesures appropriées puissent être prises vis-à-vis d’un travailleur, à condition que ce travailleur ait donné son consentement par écrit à cet échange.
   
• Elle a le choix de transmettre ou non des informations issues de sa fonction lorsqu’elle est appelée à témoigner en justice auprès du juge d’instruction ou du juge d’un tribunal (en principe, pas aux services de police ni à l’inspection du contrôle du bien-être au travail, ni à l’Auditorat du travail).