Modèles de formulaires
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La procédure des prochaines élections sociales devrait commencer en décembre 2023, avec comme point culminant les élections finales en mai 2024. Comme pour les élections sociales précédentes, le SPF Emploi, Travail et Concertation Sociale met à disposition sur son site web une série de modèles de formulaires qui peuvent être utilisés par les entreprises pendant la procédure des élections sociales
Modèles obligatoires : Plusieurs de ces modèles sont annexés à la loi et revêtent de ce fait un caractère obligatoire. Dans le cas où l’employeur choisit d’utiliser ses propres formulaires ou des formulaires générés par des programmes informatiques proposés par des entreprises tierces, ceux-ci devront être conformes aux modèles annexés à la loi.
Modèles non-obligatoires : A côté des modèles de formulaires annexés à la loi, il y a aussi d’autres modèles prévus qui n’ont pas de caractère obligatoire. Ceux-ci sont proposés sur le site web comme outils pour les entreprises pour l’organisation des élections sociales. Ils peuvent aussi être utilisés par des entreprises tierces pour la création des programmes informatiques dans le cadre des élections sociales.
Il existe deux types de modèles de formulaires :
- ceux destinés à l'usage des employeurs ;
- ceux destinés à l'usage des organisations représentatives des travailleurs et des cadres.
Modèles de formulaires destinés à l'usage des employeurs
En cas de téléchargement des documents ci-dessous sur l’application web, seuls les documents dans les formats suivants peuvent être téléchargés : .docx ; .xlsx ; .pdf
Modèles obligatoires : renseignement préélectoraux
Durant la procédure électorale, certains renseignements doivent être fournis aux organisations représentatives des travailleurs et des cadres, au Conseil d’entreprise (CE) ou au Comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT) ou, à défaut de ceux-ci, à la délégation syndicale et aux travailleurs eux-mêmes.
À cette fin, l’employeur devra faire usage des formulaires standardisés qui peuvent de manière automatique être générés et téléchargés via l’application web. Ces modèles de formulaires sont disponibles ci-après. Ils reprennent, pour le CE et pour le CPPT, l’information qui doit être fournie durant les différentes phases de la procédure préélectorale (X-60, X-35 et X).
Il n’est pas obligatoire de signer les documents X-60, X-35 et X. Le document du jour X doit mentionner la date de l’affichage.
Pour les destinataires externes, les formulaires seront, soit transmis par voie électronique, via l’application web élections sociales du SPF (de cette manière toutes les organisations pourront être atteintes), soit envoyés par la poste vers le siège des organisations représentatives de travailleurs et des organisations représentatives de cadres. Pour la transmission de ces formulaires par voie électronique, ceux-ci peuvent être, soit générés automatiquement dans l’application web par encodage directe des informations, soit téléchargés sur l’application.
Les modèles
Modèles de formulaires pour le CPPT
Modèles de formulaires pour le CE
Modèle obligatoire : le bulletin de vote
Les listes de candidats sont définitivement clôturées à X+77. A ce moment, les bulletins de vote peuvent être confectionnés.
Comme aide pour la confection des bulletins de vote, vous pouvez ci-dessous télécharger un modèle de bulletin de vote. Ce modèle est seulement un exemple qui doit être adapté en fonction de la situation de l'entreprise.
- Bulletin de vote CE ouvriers (XLSX, 21.61 Ko)
- Bulletin de vote CE employés (XLSX, 21.62 Ko)
- Bulletin de vote CE jeunes travailleurs (XLSX, 21.6 Ko)
- Bulletin de vote CE cadres (XLSX, 25.73 Ko)
- Bulletin de vote CPPT ouvriers (XLSX, 21.55 Ko)
- Bulletin de vote CPPT employés (XLSX, 21.56 Ko)
- Bulletin de vote CPPT jeunes travailleurs (XLSX, 21.61 Ko)
- Bulletin de vote CE ouvriers CP 327 (XLSX, 18.89 Ko)
- Bulletin de vote CE employés CP 327 (XLSX, 18.89 Ko)
- Bulletin de vote CE jeunes travailleurs CP 327 (XLSX, 18.91 Ko)
- Bulletin de vote CE cadres CP 327 (XLSX, 20.65 Ko)
- Bulletin de vote CPPT ouvriers CP 327 (XLSX, 18.94 Ko)
- Bulletin de vote CPPT employés CP 327 (XLSX, 18.95 Ko)
- Bulletin de vote CPPT jeunes travailleurs CP 327 (XLSX, 18.91 Ko)
Modèles obligatoires : le procès-verbal des élections ou de l'arrêt de procédure et de l'avis d'arrêt de procédure
Une fois que les opérations de vote sont terminées, mais aussi en cas d’arrêt partiel, le bureau de vote dresse un procès-verbal.
Le président envoie immédiatement:
- L’original des procès-verbaux, conformes au modèle ci-dessous, au Directeur général de la Direction générale Droit du travail et études juridiques du Service Public Fédéral Emploi, Travail et Concertation Sociale, rue Ernest Blérot 1, 1070 Bruxelles, en y mentionnant le numéro de dossier qui a été attribué ;
- Une copie des procès-verbaux à l’employeur qui le conserve pendant toute la législature ;
- Par lettre recommandée, une copie des procès-verbaux aux organisations représentatives des travailleurs et des cadres intéressées.
L’envoi par poste au SPF et l’envoi par lettre recommandée aux organisations représentatives des travailleurs et des cadres intéressées peuvent être remplacés par le téléchargement d’une copie du procès-verbal sur l’application web.
Les modèles
Une fois les opérations de vote du jour Y terminées, le bureau établit le procès-verbal qui est signé par tous les membres du bureau.
Avis d’arrêt complet de la procédure (DOCX, 24.43 Ko) : la procédure électorale est complètement arrêtée lorsqu'aucune liste de candidats n’est présentée pour aucune catégorie de travailleurs. A défaut de candidat, le vote ne doit pas être organisé.
PV d’arrêt partiel de la procédure (1) (DOCX, 25.73 Ko) : la procédure est arrêtée pour une ou plusieurs catégories de travailleurs lorsqu’aucune liste de candidats n’est présentée pour cette ou ces catégories de travailleurs. La procédure électorale continue pour les autres catégories de travailleurs pour lesquelles une ou plusieurs listes ont été déposées. Le bureau électoral qui a été institué pour la catégorie de travailleurs qui comporte le plus grand nombre d’électeurs constate l’arrêt de procédure (X+79). Cette constatation a lieu dans un procès-verbal (voir ci-dessous), en y mentionnant les raisons pour lesquelles il n’y a pas eu de vote.
PV d’arrêt partiel de la procédure (2) (DOCX, 25.78 Ko) : la procédure électorale est arrêtée pour une ou plusieurs catégories de travailleurs lorsque pour la catégorie de travailleur concernée une liste de candidats n’a été déposée que par une seule organisation représentative de travailleurs ou par une seule organisation représentative des cadres ou par un seul groupe de cadres, et que le nombre de candidats présentés sur cette liste est inférieur ou égal au nombre de mandats effectifs à attribuer. Un bureau électoral est institué pour cette catégorie de travailleurs et à X+79, ce bureau électoral se réunit afin de constater l’arrêt de procédure dans un procès-verbal.
Modèle obligatoire : résultat du vote et composition de l'organe établi
Après les élections, l'employeur communique les résultats du vote et la composition de l'organe établi, par affichage ("digital"), en interne dans l'entreprise au jour Y+2.
Pour les élections sociales de 2024, ce nouveau modèle de formulaire obligatoire a été ajouté à la loi sur les élections sociales. Ce formulaire est destiné à la communication interne et ne doit pas être communiqué via l'application web.
Modèle non-obligatoire : accord sur le vote par correspondance
Le vote par correspondance n’est autorisé qu’en cas de:
- Dispersion considérable du personnel;
- Suspension de l'exécution du contrat de travail;
- Travail de nuit pour autant qu'il soit satisfait pour les travailleurs de la catégorie concernée aux conditions suivantes:
- Le nombre de travailleurs occupés entre 20 h et 6 h le jour de l'élection ne dépasse pas 5% du nombre de travailleurs occupés à la même date;
- Le nombre de travailleurs occupés entre 20 h et 6 h le jour de l'élection ne dépasse pas quinze;
- Travailleurs non occupés pendant les heures d'ouverture des bureaux électoraux.
Pour cela l’employeur doit avoir l’accord de tous les représentants des organisations représentatives des travailleurs et des organisations représentatives des cadres qui ont présenté des candidats pour la catégorie de travailleurs concernée, au plus tard cinquante-six jours après l'affichage de l'avis annonçant la date des élections.
Comme outil pour l’obtention de l’accord vote par correspondance vous trouverez en ci-après un modèle à télécharger. Ce modèle n’est qu’un exemple qui peut être utilisé en fonction de la situation dans l’entreprise.
Vous trouverez également un modèle explicatif du vote par correspondance qui peut être envoyé à l'électeur
- Accord sur le vote par correspondance (DOCX, 15.09 Ko)
- Exemple d'explication du vote par correspondance (DOCX, 21.45 Ko)
Modèle non-obligatoire : avis de composition du bureau de vote
Le 60ème jour suivant l'affichage de l'avis annonçant la date des élections, le conseil ou le comité ou, s’il n’en existe pas encore, l'employeur, fait afficher un avis mentionnant la composition des bureaux électoraux et la répartition des électeurs par bureau.
Modèle non-obligatoire : la convocation électorale
Les électeurs sont convoqués à l’élection par l’employeur. La convocation leur est remise dans l’entreprise au plus tard 10 jours avant la date des élections. La lettre de convocation doit contenir la mention suivante: « Pour assurer le caractère vraiment représentatif de la délégation qui sera élue, tous les travailleurs ont le devoir de participer au vote ». La convocation doit, à tout le moins, indiquer la date, et le lieu des élections, mais également, à quel bureau de vote le travailleur doit aller se présenter.
Modèle non-obligatoire : répartition hommes/femmes élections sociales 2024
Dans les six mois qui suivent l’affichage des résultats des élections, l’employeur doit présenter et discuter avec le conseil d’entreprise un aperçu du ratio hommes/femmes lors des élections sociales.
Cet aperçu couvre à la fois la composition du conseil d'entreprise et celle du comité pour la prévention et la protection au travail et comprend les informations suivantes :
- les chiffres relatifs à la proportion de candidats et d'élus féminins et masculins, et ce par rapport au nombre total d'employés féminins et masculins dans l'entreprise ;
- les chiffres relatifs au rapport entre le nombre de femmes et d'hommes dans la délégation de l'employeur, et ce par rapport au nombre total de femmes et d'hommes faisant partie du personnel de direction dans l'entreprise.
De plus amples informations sont disponibles dans la section "égalité des chances hommes et femmes et écart salarial" du chapitre "Conditions de travail et rémunération" de la rubrique "compétences sociales du conseil d'entreprise". Vous y trouverez également un modèle de formulaire non-obligatoire. Pour remplir ce formulaire, l'employeur peut s'appuyer sur les données statistiques fournies dans l'application web élections sociales 2024.
Modèles de formulaires destinés à l'usage des organisation représentatives des travailleurs et des cadres
Modèles obligatoires : dépôt des listes de candidats
Les listes de candidats pourront être déposées par voie électronique via l’application web ou par le biais d’un envoi postal ou la remise de la main à la main de listes papiers. Le dépôt des listes via l’application web est facultatif, mais une fois qu’un choix de transmission déterminé a été fait le syndicat est tenu par ce choix (également pour les adaptations de listes). Le dépôt par voie électronique pourra être utilisé pour toutes les entreprises même celles qui ne font pas usage de l’application.
En cas de dépôt des listes de candidats (en ce compris leur modification ou le remplacement de candidats) par voie électronique via l’application web, les listes doivent être non seulement conformes au modèle annexé à la loi mais, en outre, le format du modèle devra être respecté. Seul le format Excel peut être utilisé pour le dépôt électronique des listes de candidats. Pour les modifications de listes ou le remplacement de candidats, seuls les formats suivants peuvent être utilisés : .docx ; .xlsx; .pdf
En cas de dépôt des listes de candidats (en ce compris leur modification ou le remplacement de candidats) par voie postale ou par remise de la main à la main, le document devra être conforme au modèle repris en annexe de la loi.
- Template liste de candidats (XLSX, 11.26 Ko)
- Template liste de candidats (bilingue) (XLSX, 11.66 Ko)
Modèle non-obligatoire : la liste de témoins
70 jours après l'affichage de l'avis annonçant la date des élections, les organisations représentatives des travailleurs et des cadres intéressées peuvent désigner comme témoins des opérations électorales autant de travailleurs qu'il y a de bureaux électoraux et un nombre égal de suppléants. Les témoins désignés ainsi que l'employeur sont informés. La liste des témoins est communiquée à l'employeur.
Modèles de formulaires non-obligatoires : communication de la liste de témoins (XLSX, 18.53 Ko)