Information de base à communiquer au conseil d’entreprise

Le statut de l’entreprise

•  La forme juridique

Le choix de la forme juridique est déterminant pour l’entreprise. Le Code des sociétés impose des mesures impératives à l’entreprise en fonction du choix de la forme juridique (S.A., SPRL. S.C.A ,G.I.E.,…) en matière de capital requis, d’augmentation ou de diminution de capital, de rôle du conseil de gestion et de l’assemblée générale, …

Pour répondre aux besoins de l’économie sociale, ces sociétés peuvent être appelées sociétés à finalité sociale à condition de ne pas avoir comme but l’enrichissement de leurs associés.

• Les statuts

Il faut à ce niveau transmettre une copie des statuts et des modifications ultérieures de l’entité juridique tels qu’ils ont été publiés au Moniteur belge.

• Les dirigeants

L’information porte sur la composition des membres du conseil d’administration  ainsi sur que la composition des membres du comité de direction.

• Les moyens de financement à moyen et à long terme et les relations économiques et financières

Les moyens de financement à moyen et long terme visent les moyens de financement à plus d’un an.

Il s’agit des fonds propres (capital social, réserves), des emprunts à plus d’un an en indiquant les conditions et modalités de ces emprunts (montant de l’emprunt, organisme, durée, intérêt dû,…).

Les relations économiques et financières que l’entreprise entretien avec d’autres entreprises et la nature de ces relations: participations instaurant une relation durable entre les entreprises et créant une possibilité de contrôle de la gestion économique de l’entreprise

• Les conventions et accords importants et durables

Il n’est pas question ici de contrats de portée limitée que l’entreprise est amenée à conclure dans l’exercice de son activité quotidienne mais de conventions et accords qui établissent avec d’autres entreprises des liens d’une certaine permanence et qui influencent l’évolution de l’entreprise.

Il n’est pas obligatoire de reprendre l’intégralité du texte de ces accords dans l’information.

Il suffit de donner un aperçu des principales dispositions (parties, durée, objet, dispositions particulières). Les dispositions ayant des implications particulières pour l’entreprise doivent être commentées.

La réglementation cite à titre d’exemple les contrats de gestion, les contrats de partage des bénéfices, les droits d’option et de préemption conférés sur une partie importante de l’actif.   Les contrats de location de bâtiments, les co-entreprises, les accords sur l’utilisation de droits de propriété intellectuelle et industrielle et de licences sont mentionnés à ce niveau.

La position concurrentielle de l’entreprise

Cette information concerne :

• Les principaux concurrents nationaux et internationaux de l’entreprise

A ce niveau, il n’y a pas que les noms des différents concurrents, dont doit tenir compte l’entreprise, qui sont mentionnés. Des informations peuvent également être fournies, pour autant que ces renseignements soient disponibles, concernant par exemple les produits fabriqués ou vendus par ces entreprises, l’évolution de leur chiffre d’affaires, de leur personnel, de leurs résultats.

• Les possibilités et difficultés liées à la concurrence

La position de l’entreprise, avec ses atouts et faiblesses, est détaillée notamment sur les points suivants : pourquoi notre entreprise est-elle plus ou moins performante que les concurrents ; à quel niveau l’entreprise possède-t-elle une longueur d’avance sur les concurrents ; à quel niveau

l’entreprise est-elle désavantagée par rapport à la concurrence ; pourquoi un client

achète-t-il notre produit ; pourquoi choisit-il le produit d’un concurrent (prix, qualité, service, court délai de livraison, assortiment plus large, durée de vie,…)?

• Les débouchés

Il s’agit ici de la destination des produits vendus.

• Les contrats et accords d’achat ou de vente ayant des conséquences fondamentales et durables pour l’entreprise

Il s’agit des éléments principaux des contrats et accords d’une durée d’au moins un an et d’une importance certaine. Il ne faut pas présenter au conseil d’entreprise l’intégralité du texte mais seulement les principaux points. Les conséquences concrètes pour l’entreprise doivent être commentées.

• Les contrats conclus avec le SPF Economie

• Les méthodes de commercialisation des produits
  
  Cette information concerne :
  • les canaux de distribution ;
  • les techniques de vente : publicité, foires, visites à la clientèle, etc…
  • les données significatives concernant les marges de distribution.
   

L’évolution du chiffre d’affaires sur cinq ans

Il s’agit du chiffre d’affaires réalisé sur les cinq dernières années, en précisant le pourcentage de la part réalisée sur le marché intérieur, au sein de l’Union européenne et dans les autres pays.

• Le niveau et l’évolution des prix de revient et de vente

L’évolution des prix de revient et de vente doit en principe être fournie par unité. Si ce n’est pas possible, les informations peuvent être fournies pour chaque groupe de produits ou pour un nombre de produits représentatifs. Ces informations doivent être mises en lien avec les informations à fournir relatives à la structure des coûts à fournir pour les mêmes produits, les groupes de produits et les produits représentatifs.

• La position de marché

La position de l’entreprise sur le marché et son évolution sur le marché intérieur, sur celui de l’Union européenne et sur celui des autres pays.

Afin de déterminer l’évolution de la position de l’entreprise, ces données doivent être communiquées sur les cinq dernières années.

La production et la productivité

Tous les renseignements visés ici doivent porter sur cinq années.

Il s’agit :

• de l’évolution de la production exprimée en volume, en nombre ou en poids, en valeur et en valeur ajoutée.
• de l’utilisation de la capacité économique de production en pourcentage.

La capacité économique est la capacité de l’appareil de production dans le cadre d’une occupation normale.   Pour estimer la capacité économique, on prend en considération la durée du travail, le système d’équipes utilisé, la maintenance habituelle des machines, ...

Par contre, la capacité technique est la capacité soutenable maximale sur le plan technique.

• de l’évolution de la productivité  

Chaque entreprise peut choisir la formule la mieux adaptée à son activité pour calculer la productivité.

Il importe cependant d’appliquer la même formule chaque année.

La structure financière

L’information sur la structure financière consiste en une explication du plan comptable utilisé et en une analyse de la structure financière de l’entreprise sur les cinq dernières années.

Plan comptable utilisé

La plupart des entreprises sont soumises à un système de comptes général ( A.R. du12 septembre 1983 déterminant la teneur et la présentation d'un plan comptable minimum normalisé).

Le chef d’entreprise doit expliquer le plan comptable utilisé, ainsi que ses différentes rubriques de sorte à comprendre la teneur des comptes annuels. 

Un système de comptes particulier a été élaboré pour certains secteurs : institutions financières, sociétés en portefeuille, compagnies d’assurance agréées, hôpitaux, caisses d’assurance maladie.

L’analyse de la structure financière

Cette information doit fournir un aperçu de la rentabilité et de la position financière de l’entreprise.

A cet effet, les comptes annuels des cinq dernières années sont comparés et commentés, et les principaux ratios (solvabilité, liquidité, rentabilité) y sont indiqués.

 

Le budget et le calcul du prix de revient

Méthode budgétaire

L’information communiquée concerne la méthode utilisée par l’entreprise pour établir le budget ainsi que la manière dont le budget établi a été utilisé.

Elaborer un budget consiste à définir les objectifs et l’activité future de l’entreprise en termes de dépenses et de recettes prévisionnelles.

Le budget proprement dit peut être distribué mais il ne s’agit pas d’une obligation.   Dans l’information périodique, les chiffres du trimestre écoulé doivent cependant être comparés avec le budget.

Méthode de calcul du prix de revient

La méthode utilisée dans l’entreprise pour calculer le prix de revient doit être commentée et expliquée.

Il s’agit donc d’une explication sur la méthode de calcul. 

Structure des coûts

La structure, les montants, l’évolution des coûts doit être expliqué. Il s’agit notamment des matières premières, amortissements, coûts salariaux, coûts de production, frais généraux, ...

 

Les frais de personnel

Les informations relatives aux frais de personnel se composent :

• des frais liés au service du personnel et au service social (équipement, secrétariat social, frais de l’administration RH);
• des rémunérations du personnel ventilées entre ouvriers, employés, et personnel de direction ;
• des charges sociales légales ;
• des coûts liés aux assurances contre les accidents du travail ;
• des charges sociales résultant de dispositions conventionnelles (charges pour l’employeur résultant de CCT) ;
• des assurances pension complémentaires ;
• des autres charges sociales et avantages extralégaux.

Les frais de personnel peuvent être communiqués par sous-ensembles.

Les ventilations demandées (notamment celle de la rémunération du personnel de direction) ne peuvent pas entraîner la divulgation des données individuelles. Si aucune convention n’existe au sein du Conseil d’entreprise à propos de la définition, du concept “personnel de direction”, les membres de direction sont considérés comme les personnes qui exercent une fonction de direction selon la procédure des élections sociales. Conformément à l’avis de la Commission pour les normes comptables, ce critère sert également à déterminer le nombre de membres de direction mentionnés dans le bilan social.

Les informations relatives au programme et aux perspectives d’avenir de l’entreprise

Ces informations concernent l’entreprise, l’entité juridique, économique ou financière et concernent tous les aspects suivants :

• industriel :  état de la production, son évolution et les perspectives à la hausse, à la baisse, …
• financier : la situation financière et son évolution, moyens financiers à venir, …
• commercial : développent, abandon ou rationalisation de nouveaux canaux de distribution, ..
• social : évolution possible de l’effectif, impact de la situation financière sur la politique du personnel, …
• recherche : développement de nouveaux produits, amélioration de la qualité,
• investissements : investissements prévus, dans quel délai, montants des investissements et mode de financement, impact sur l’emploi ou l’organisation du travail, …

La recherche scientifique

Les informations à communiquer en matière de recherche scientifique concernent, la politique suivie ou envisagée en la matière, ses implications et les résultats escomptés ou obtenus.  Il s’agit de détailler :

• la politique mise en œuvre et envisagée
• les moyens pour ce faire (financiers, personnes, organismes chargés de la recherche, etc ;
• l’orientation du travail de recherche, les difficultés rencontrées ;
• les résultats atteints.
• …

Les différentes formes de recherche scientifique sont prises en considération et l’information doit être communiquée aussi bien si la recherche se fait en interne qu’en externe à l’entreprise.

Les aides publiques de toutes nature accordées à l’entreprise

Ce chapitre reprend tous les types d’interventions octroyées par les différentes autorités: aides financières allouées par les régions, initiatives visant à promouvoir l’exportation, subventions provinciales, interventions au niveau européen, ainsi que toutes les autres mesures de soutien en faveur des entreprises.

Ces informations font référence à la nature et à l’ampleur des aides reçues, aux conditions y afférentes et à la destination qu’elles ont reçue.

L’organigramme

L’organigramme décrit la structure interne, la répartition des responsabilités et compétences dans l’entreprise. Il doit permettre à chacun de situer sa position dans l’organisation globale. 

Il est accompagné d’un plan de l’entreprise (localisation des bureaux, autres locaux tels que les stocks, …)  ainsi que d’une tableau explicatif de l’entité juridique.

Si l’entreprise s’intègre dans un groupe ou une entité plus large, l’organigramme doit également situer l’entreprise dans l’organisation globale de ce groupe ou de cette entité.