L'organisation des réunions

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    Les participants

    Seuls les membres du conseil d’entreprise, c’est-à-dire les délégués de l’employeur et les délégués des travailleurs, peuvent en principe assister aux réunions.

    Néanmoins, à titre exceptionnel, peuvent également assister aux réunions :

    • un ou plusieurs experts - dans certaines circonstances, il est possible de faire appel à la collaboration de personnes spécialisées ne faisant pas partie du conseil d’entreprise et ce, afin d’étudier les renseignements reçus ou d’expliciter certaines questions techniques. Ces personnes siègent au sein du conseil à titre d'experts mais ne font nullement partie du conseil d’entreprise.  Ils ne peuvent siéger que de manière occasionnelle et n’ont pas le droit de vote, lors des prises de décision.  S’il s’agit de solliciter la présence de tels experts à propos de questions économiques et financières, il convient de respecter une procédure spécifique. Pour les autres matières, aucune procédure particulière n’est prévue par la réglementation. Il convient, néanmoins, d’obtenir l’accord des parties en présence ou de régler cette question dans le règlement d’ordre intérieur.
    • le réviseur d’entreprise - 'Tâches du réviseur d'entreprise' et 'Normes relatives à la mission du réviseur d'entreprise'
    • l’inspecteur-social de la Direction générale du Contrôle des lois sociales.

    La Présidence du Conseil est assurée par le Chef d’entreprise ou son délégué.

    Le Secrétariat du Conseil est assuré par un membre faisant partie de la délégation des travailleurs.

    La présidence

    Le conseil d’entreprise est présidé par le chef d’entreprise ou par son délégué à la présidence. Une fois désignée par le président, cette personne engage valablement l’entreprise. 

    Tâches du président 

    Le président est responsable de la tenue et du déroulement des réunions du conseil d'entreprise.

    Il prend l’initiative de convoquer le conseil d’entreprise, il fixe la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La convocation est remise à tous les membres selon les modalités fixées dans le règlement d'ordre intérieur 

    Le secrétariat

    Le secrétariat des réunions est assuré par un membre faisant partie de la délégation des travailleurs. Le secrétaire est choisi et présenté par la délégation des travailleurs, selon les modalités fixées par le règlement d'ordre intérieur. Son rôle est également déterminé par ce règlement.

    A défaut d'accord concernant la désignation du secrétaire du conseil d'entreprise et à défaut de dispositions particulières dans le règlement d'ordre intérieur, le secrétaire est désigné par l'organisation représentative des travailleurs ou par l'organisation représentative des cadres dont la liste a obtenu le plus grand nombre de voix aux dernières élections sociales.

    Il est souhaitable de choisir également un secrétaire suppléant.

    En aucun cas, le secrétaire et son suppléant ne pourront être recrutés au sein de la délégation de l'employeur.

    Tâches du secrétaire 

    Le secrétaire rédige les procès-verbaux.  

    Il est également responsable de la tenue des archives du conseil d'entreprise.

    Enfin, il a pour tâche de veiller à la préparation des réunions du conseil, de ses sections, des commissions et des réunions inter-sièges afin qu'elles se déroulent à la date voulue et dans les meilleures conditions de préparation, de documentation et d'information.

    Pour remplir ces tâches, le secrétaire doit disposer du temps et des facilités nécessaires (local, matériel en ce compris du matériel informatique, …).

    Périodicité 

    Suite à la tenue des élections sociales, le chef d’entreprise doit convoquer une réunion d’installation du conseil d’entreprise.

    Ensuite, le conseil d’entreprise se réunit en principe une fois par mois.

    Réunion d’installation

    La réunion d’installation du conseil d’entreprise doit se tenir dans les trente jours qui suivent l’expiration du délai de recours contre le résultat des élections sociales ou dans les trente jours qui suivent la décision judiciaire définitive validant les élections.

    Dans les entreprises où un conseil d’entreprise a déjà été institué lors d’élections sociales antérieures,  cette première réunion est en principe organisée dans un délai plus court.  Ce délai peut être précisé dans le règlement d’ordre intérieur.  

    Réunions mensuelles

    Le conseil d’entreprise doit se réunir au minimum une fois par mois, à l’initiative et sur convocation du chef d’entreprise.

    Réunions d’informations spécifiques

    Outre les réunions mensuelles, le conseil d’entreprise doit se réunir lors de réunions spéciales en vue d’examiner des questions particulières d’ordre financier, économique et social.

    La périodicité et l’ordre du jour de ces réunions d’informations spécifiques est  déterminé par la réglementation.  Ainsi, on distingue :

    • la réunion relative aux informations de base en matière économique et financière.  Ces informations doivent être communiquées dans les 2 mois qui suivent l’élection ou la réélection du conseil d’entreprise ; la réunion doit se tenir au plus tôt quinze jours et au plus tard deux mois après la communication au membres du conseil d’entreprise des documents relatifs à ces informations de base ;
       
    • la réunion relative à linformation annuelle : dans les 3 mois suivant la clôture de l’année comptable, des informations économiques et financières doivent être fournies au conseil d’entreprise ; pour les entreprises constituées sous forme de société commerciale, ce délai de trois mois peut être dépassé mais l’information doit en tout cas être communiquée avant l’assemblée générale; l’objet de ces réunions est d’actualiser l’information de base; des informations à caractère social doivent également être fournies à propos, notamment, de la structure de l’emploi, de son évolution et des prévisions en matière d’emploi ;
       
    • les réunions relatives à l’information périodique : au moins une fois par trimestre, une information périodique doit être communiquée au conseil d’entreprise afin de lui permettre de suivre l’évolution à court terme de l’entreprise ; ces informations sont d’ordre économique et financier, d’une part, et d’ordre social, d’autre part ;
       
    • les réunions sur les informations occasionnelles : le conseil d’entreprise doit être convoqué chaque fois que des évènements ou des décisions susceptibles d’avoir une incidence économique ou financière importante sur l’entreprise ont lieu ainsi que lorsque l’employeur est amené à procéder à un licenciement ou un recrutement collectif pour des raisons économiques ou techniques.

    Réunions à la demande d’un tiers des délégués du personnel

    Outre les réunions mensuelles et les réunions spécifiques, l’employeur doit convoquer le conseil d’entreprise lorsqu’un tiers au moins des membres effectifs de la délégation du personnel le demande. Les questions qui doivent être inscrites à l’ordre du jour doivent être mentionnées selon les modalités prévues au règlement d’ordre intérieur.  

    La périodicité des réunions du conseil d’entreprise peut être résumée comme suit :

    Ce tableau ne prend pas en considération l’organisation de réunions spécifiques qui devraient en vertu de réglementations particulières être organisées  dans le cadre d’autres délais. 

     NATURE DE LA REUNION 

     

    PERIODICITE 

    Réunion d’installation

    • Prévue dans le ROI ou
    • 30 jours suivant l’expiration du délai de recours contre les élections ou
    • 30 jours suivant la décision judiciaire validant les élections

    Réunions ordinaires

    • Chaque mois
    • À la demande d’1/3 des représentants des travailleurs

    Informations de base

    • Dans un délai de 2 mois suivant les élections

    Informations annuelles

    • Dans un délai de 3 mois suivant la clôture de l’exercice comptable
    • Pour les sociétés commerciales, avant l’assemblée générale des actionnaires

    Informations périodiques

    • Trimestriellement

     

    Informations occasionnelles

     

    •  Le plus rapidement possible

    Organisation 

    Lieu et façcon de se réunir

    Les réunions du conseil d’entreprise doivent être organisées au siège de celle–ci, à l’endroit déterminé par le chef d’entreprise.  

    Lorsque l’entreprise comporte plusieurs établissements et a institué plusieurs conseils d’entreprise, il est néanmoins possible d’organiser des réunions inter-sièges lorsqu’il y a lieu d’examiner des questions communes aux différents conseils.  

    Dans ce cas, la réunion doit néanmoins avoir lieu dans un des sièges de l’entreprise.

    Selon la législation, les réunions doivent, en principe, avoir lieu en présentiel au siège de l’entreprise.

    • Contexte lié au Covid 19

    Afin d’assurer la continuité du dialogue social au niveau de l'entreprise, il peut être admis, dans ce contexte sanitaire dans lequel des mesures de sécurité sont imposées, que les réunions du conseil d'entreprise soient organisées de manière digitale (skype, équipes, zoom, vidéoconférences, ... ), à la condition que cette manière de faire ait été approuvée par les deux parties du conseil d'entreprise, selon les modalités prévues dans le règlement d’ordre intérieur. Au cas où la discussion concernant certains points de l'ordre du jour ne peut pas être menée, de manière optimale, à distance,  ou si toutes les parties concernées n'ont pas accès aux outils numériques, une réunion physique reste possible, si les conditions de santé et de sécurité (masque buccal, distance, désinfection, ventilation, nombre maximum de personnes dans une salle, etc.) peuvent être respectées, au sein des bâtiments de l’entreprise. Dans ce contexte, l'employeur peut fournir une attestation de la nécessité de présence sur le lieu de travail pour toutes les personnes concernées, attestation qui peut être présentée, si nécessaire, lors d'un contrôle par la police ou les services d'inspection. Les parties peuvent également convenir d'une réunion hybride au cours de laquelle certains membres (par exemple, les porte-parole) mènent les débats sur place et d’autres participent à distance

    • En général

    Selon l’avis du SPF Emploi notre administration, cette manière de faire doit rester exceptionnelle. Elle est autorisée tant que cette pandémie durera. Mais, lorsque la situation reviendra à la normale, il ne sera pas possible d’organiser systématiquement les réunions à distance. En effet, il conviendra de respecter le prescrit de la loi et d’organiser les réunions au siège de l’entreprise.

    Des réunions à distance pourraient néanmoins être admises mais dans des situations exceptionnelles et sous certaines conditions qui seront bien décrites dans le règlement d’ordre intérieur du conseil (par exemple, l’incapacité d’un membre de l’organe de se déplacer).

    Convocation aux réunions

    Le conseil d'entreprise doit se réunir au moins une fois par mois sur convocation du président dans les locaux de l'entreprise.  La date, l'heure et le lieu de la réunion sont fixés par celui-ci.   Même au cas où une réunion du conseil d’entreprise est organisée à la demande de la délégation du personnel, c’est le président qui convoque.

    Le règlement d’ordre intérieur doit préciser ce que doit contenir la convocation.   Ainsi, outre les mentions obligatoires de lieu, de date, d’heure et les points à l’ordre du jour, le règlement d’ordre intérieur peut par exemple déterminer la manière dont les pièces afférentes aux points mis à l’ordre du jour doivent être mises à la disposition des membres du conseil d’entreprise (ex. les annexes doivent-elles être jointes en annexe de la convocation elle-même ou doivent-elles juste être disponibles sur demande ?, …).

    La convocation doit être écrite et individuelle.   Elle est en principe adressée uniquement aux membres effectifs. 

    L’ordre du jour

    Tous les points qui seront traités lors de la réunion du conseil d’entreprise doivent figurer à l’ordre du jour.  La rédaction de l’ordre du jour relève de la responsabilité du secrétaire du conseil d’entreprise. Les points qui figurent à l’ordre du jour sont de deux types : les points qui doivent obligatoirement être traités en vertu de la réglementation et les points qui sont spontanément portés à l’ordre du jour par un membre du conseil d’entreprise.

    En tout état de cause, il doit toujours s’agir de points relevant de la compétence du conseil d’entreprise.

    Si tous les points de l’ordre du jour ne peuvent pas être traités à l’occasion d’une seule réunion, ils doivent être portés à l’ordre du jour de la réunion suivante.

    Réunions en sections

    Le conseil d’entreprise peut être assorti de sections. Les sections sont des groupes de travail spécialisés.  Une fois les travaux d’une section terminés, la section doit en tout état de cause soumettre le résultat de ces travaux aux délibérations du conseil d’entreprise.

    Chaque partie peut, à tout moment, prendre l’initiative de proposer la création de sections, mais l’accord du conseil d’entreprise est nécessaire pour que les sections soient créées.

    Des sections peuvent être constituées au niveau du siège, de la division ou d’autres sous-ensembles de l’entreprise. Elles peuvent aussi avoir mission de traiter une compétence particulière du conseil d’entreprise ou de se spécialiser sur une matière particulière (l’emploi, les œuvres sociales, les questions économiques et financières, etc.).

    Il revient au conseil d’entreprise lui-même de déterminer la manière dont il souhaite choisir qui des délégués des travailleurs et de l’employeur composera la section.  Il devra en tout état de cause s’agir de membres du conseil d’entreprise.

    Procès-verbal 

    Chaque réunion du conseil d’entreprise doit faire l’objet d’un procès-verbal rédigé par le secrétaire.

    Le procès-verbal doit reprendre les propositions faites au conseil, les décisions prises ainsi qu'un résumé fidèle des débats.   Il n’est pas contre pas requis que toutes les interventions soient littéralement reproduites.

    A part ces éléments prévus par la loi, le lieu et la date de la réunion et les noms des membres présents, excusés et absents seront également mentionnés dans le procès-verbal.

    Les procès-verbaux sont lus et approuvés à l'ouverture de la séance suivante. Dès qu'il est approuvé, le procès-verbal est signé par le secrétaire et le président. 

    Le règlement d’ordre intérieur doit prévoir les modalités de rédaction et d’approbation du procès-verbal des réunions ainsi que les modalités de sa communication à chaque membre du conseil.