Droit de demander des formules souples de travail dans le but de s’occuper d’un proche – Membres du personnel contractuel du secteur public

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Contexte

Le droit de demander des formules souples de travail dans le but de s’occuper d’un proche a été instauré pour transposer les dispositions sur les formules souples de travail de la directive (UE) 2019/1158 concernant l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée des parents et des aidants.

À l'origine, l'objectif était d'élaborer par voie de loi un seul régime pour tous les travailleurs et employeurs liés par un contrat de travail (= tant les travailleurs du secteur privé que les travailleurs contractuels du secteur public et leurs employeurs). Toutefois, à la demande du Conseil national du Travail, la possibilité a été donnée aux partenaires sociaux du Conseil national du Travail d'élaborer, pour le 1er octobre 2022, un régime propre transposant cet aspect de la directive (UE) 2019/1158, par le biais d'une convention collective de travail rendue obligatoire, qui remplacerait le régime légal.

Les travaux menés au sein du Conseil national du Travail ont débouché sur la convention collective de travail n° 162 du 27 septembre 2022 instituant un droit à demander une formule souple de travail, qui s’applique principalement aux travailleurs et employeurs du secteur privé et qui est entrée en vigueur au 1er octobre 2022.

Pour des explications détaillées sur le droit de demander une formule souple de travail dans le secteur privé, consultez le thème > Jours fériés et congés > Formules souples de travail > Droit de demander des formules souples de travail dans le but de s’occuper d’un proche - Travailleurs du secteur privé (CCT n° 162).

La suite du texte n'aborde que le régime juridique relatif aux formules souples de travail, tel que prévu au chapitre VI de la loi du 7 octobre 2022 transposant partiellement la Directive (UE) 2019/1158 du Parlement européen et du Conseil du 20 juin 2019 concernant l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée des parents et des aidants et abrogeant la directive 2010/18/UE du Conseil, et réglementant certains autres aspects relatifs aux congés (ci-après : la loi du 7 octobre 2022 ; voir articles 22-28).

Champ d’application

Le droit de demander des formules souples de travail, tel qu'établi au chapitre VI de la loi du 7 octobre 2022, s'applique aux travailleurs et employeurs liés par un contrat de travail et ne ressortissant pas au champ d'application de la convention collective n° 162.

Le régime légal relatif aux formules souples de travail décrit ci-dessous s'applique donc aux membres du personnel contractuel du secteur public et à leurs employeurs.

Les membres du personnel du secteur public intéressés par une formule souple de travail doivent d'abord contacter leur propre service du personnel.

Portée de la mesure

Procédure de dialogue avec cadre de protection

Le droit de demander des formules souples de travail comprend le droit pour les travailleurs de demander, à certaines conditions, un aménagement de leurs modalités de travail existantes (par exemple, une modification de leur horaire ou de leur régime de travail, ...) dans le but de s’occuper d’un proche (= droit de demander) et l'obligation pour les employeurs de répondre de manière appropriée aux demandes valables visant à obtenir une telle formule souple de travail (= obligation de répondre).

Les travailleurs ne bénéficient donc pas d'un droit absolu à un aménagement de leurs modalités de travail. Les employeurs sont libres d’accéder ou non à la demande d’une formule souple de travail, moyennant le respect de certaines formalités.

Dans les faits, il s’agit d’une procédure de dialogue, assortie d'un certain nombre de mesures de protection, afin de faciliter la concertation entre l'employeur et le travailleur au sujet de l'aménagement des modalités de travail du travailleur et de l'amélioration de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. L'objectif est que l'employeur et le travailleur puissent parvenir à un accord qui réponde à leurs besoins respectifs.

Ces mesures de protection s'appliquent donc à tous les aménagements des modalités de travail existantes du travailleur découlant de / faisant suite à une demande d'obtention d'une formule souple de travail.

Relation avec d'autres mesures

Le droit de demander des formules souples de travail doit être distingué d'autres mesures qui prévoient un droit à l'aménagement des modalités de travail existantes du travailleur (par exemple, le droit à une réduction des prestations de travail dans le cadre du congé parental, l’interruption de carrière, ...) ou qui prévoient un droit de demander un tel aménagement (par exemple, le régime de la semaine alternée visé à l'article 20quater de la loi sur le travail du 16 mars 1971).

Notion

Généralités

Le travailleur remplissant la condition d'ancienneté a le droit de demander une formule souple de travail dans le but de s’occuper d’un proche pendant une période ininterrompue de maximum 12 mois.

Il ne s'agit pas d'un droit unique, seule la durée de chaque demande est limitée : au cours de sa carrière, le travailleur peut effectuer plusieurs demandes pour obtenir une formule souple de travail dans le but de s’occuper d’un proche, pour autant que chaque demande porte sur une seule période continue de douze mois maximum. Le travailleur et l'employeur peuvent ensuite convenir d'un commun accord d'une formule souple de travail pour une période ininterrompue de plus de douze mois (voir ci-dessous).

Il va de soi que le travailleur doit utiliser le droit de demander une formule souple de travail pour la finalité pour laquelle il a été institué - c'est-à-dire que la demande doit viser réellement à obtenir des modalités de travail adaptées dans le but de s’occuper d’un proche - et s'abstenir de tout usage illégal de ce droit.

Travail intérimaire

Dans le cas du travail intérimaire, c’est l’utilisateur du travailleur intérimaire qui doit être considéré comme l'employeur pour l’application du droit à demander des formules souples de travail.

Formule souple de travail

Le travailleur a le droit de demander une « formule souple de travail », c'est-à-dire tout aménagement de ses modalités de travail existantes, qui peut être réalisée, par exemple, par le biais d’une adaptation du régime de travail (qui fixe la durée de travail hebdomadaire), de l'horaire (qui fixe les jours et les heures où le travail est effectué) ou par la mise en œuvre de télétravail structurel.

Le travailleur peut demander tout aménagement légal de ses modalités de travail existantes, y compris un régime, un horaire de travail... qui n'est pas encore appliqué par l'employeur à ce moment-là.

Si les parties parviennent à un accord sur la mise en place d'une formule souple de travail, les dispositions nécessaires à l'aménagement effectif des modalités de travail et à l’application de la formule souple de travail devront être prises en temps utile afin d’être en règle (ce qui implique par exemple de suivre les procédures appropriées pour l'introduction du régime ou de conclure les conventions nécessaires).

La formule souple de travail demandée et la formule finalement convenue doivent donc être conformes au cadre réglementaire existant, notamment aux règles relatives à la durée de travail, au travail à temps partiel et aux règlements de travail (voir également ci-dessous).

Pour s’occuper d’un proche

Le travailleur a le droit de demander une formule souple de travail dans le but de s’occuper d’un proche dans deux cas de figure, à savoir:

1. s’occuper de son enfant à partir de la naissance ou, dans le cadre d’une adoption, à partir de l’inscription de l’enfant comme faisant partie de son ménage au registre de la population ou au registre des étrangers de la commune jusqu’à ce que l’enfant ait atteint l’âge de douze ans.

La limite d'âge est portée à 21 ans lorsque l'enfant est atteint d'une incapacité physique ou mentale d’au moins 66% ou d'une affection qui a pour conséquence qu'au moins 4 points sont reconnus dans le pilier I de l'échelle médico-sociale au sens de la réglementation des allocations familiales ou qu'au moins 9 points sont reconnus dans l'ensemble des trois piliers de l’échelle médico-sociale au sens de la réglementation des allocations familiales.

La condition relative au douzième ou au vingt-et-unième anniversaire doit être remplie au plus tard au cours de la période demandée par le travailleur.

Ceci signifie qu’en principe, l’enfant ne peut pas encore avoir atteint l’âge de douze ou le cas échéant, de vingt-et-un ans au premier jour de la période demandée. Cela ne pose pas problèmes si l’enfant atteint cet âge en cours de période. La formule souple de travail ne prendra donc pas automatiquement fin au moment où l’enfant atteint la limite d’âge applicable.

2. prodiguer des soins personnels ou une aide personnelle à un membre déterminé du ménage ou de la famille qui nécessite des soins ou une aide considérables pour une raison médicale grave.

Dans ce cadre, on entend par:

membre du ménage: toute personne cohabitant avec le travailleur;
membre de la famille: le conjoint du travailleur ou la personne avec qui le travailleur cohabite légalement, au sens des articles 1475 et suivants de l’ancien Code civil, de même que les parents du travailleur jusqu’au premier degré (il s’agit, en d’autres termes, ses père et mère et ses enfants);
une raison médicale grave rendant nécessaires des soins ou une aide considérables: tout état de santé, consécutif ou non à une maladie ou à une intervention médicale, considéré comme tel par le médecin traitant et pour lequel le médecin est d’avis que des soins ou une aide considérables sont nécessaires.
soins ou aide: toute forme d’assistance ou de soin de type social, familial ou émotionnel

Condition d’ancienneté

Le droit de demander une formule souple de travail dans le but de s’occuper d’un proche est accordé au travailleur qui, au cours des douze mois précédant la demande, a été lié à son employeur par un contrat de travail durant six mois.

Pour pouvoir faire usage du droit de demander une formule souple de travail, le travailleur doit donc compter six mois d'ancienneté auprès de l'employeur chez qui il souhaite exercer le droit à une formule souple de travail, sans pour autant que cette ancienneté doive être ininterrompue. Il suffit que le travailleur ait été lié à son employeur par un contrat de travail pendant six mois au cours des douze mois précédant la demande adressée à cet employeur. Ainsi, la durée totale de tous les contrats de travail à durée déterminée au cours des douze mois précédant la demande sera prise en compte, même si ces contrats ont été interrompus par des périodes d'inactivité chez cet employeur.

Procédure de dialogue: demande du travailleur et obligation de réponse de l’employeur

Demande par le travailleur

Le travailleur qui souhaite obtenir une formule souple de travail dans le but de s’occuper d’un proche doit transmettre à cet effet une demande écrite à son employeur minimum deux mois et maximum trois mois au préalable. Ce délai peut être réduit de commun accord entre l'employeur et le travailleur.

La durée par demande est limitée: la demande du travailleur ne peut porter que sur une formule souple de travail pour une période continue de douze mois maximum.

Le travailleur ne peut transmettre sa demande à l’employeur que de l’une des manières suivantes:

soit par la remise d’un écrit à l’employeur dont ce dernier signe un double à titre d’accusé de réception ;
soit par lettre recommandée présumée reçue le troisième jour ouvrable suivant sa remise à la poste;
soit par voie électronique (par mail, par exemple) moyennant un accusé de réception de l’employeur.

De plus, la demande doit obligatoirement comporter les éléments suivants:

le fondement juridique: il doit ressortir clairement de la demande que le travailleur invoque le droit de demander une formule souple de travail telle que visée au chapitre VI de la loi du 7 octobre 2022;
la formule souple de travail souhaitée, à savoir l’aménagement concret des modalités de travail existantes que le travailleur souhaite obtenir;
les dates de début et de fin de la période continue (max. douze mois) pour laquelle cette formule souple de travail est demandée;
le but de soins pour lequel la formule souple de travail est demandée, en ce compris l’identité de la personne en faveur de laquelle la formule souple de travail est demandée.

Cela signifie que le travailleur devra donc indiquer s’il demande la formule souple de travail en vue de s’occuper de son enfant jusqu’à l’âge de 12 ou 21 ans ou pour prodiguer des soins personnels ou une aide personnelle à un membre déterminé du ménage ou de la famille qui nécessite des soins ou une aide considérables pour une raison médicale grave et préciser de quel enfant ou de quel proche il s’agit.

Obligation de réponse de la part de l’employeur

L'employeur est tenu de répondre par écrit à toute demande valable visant à obtenir une formule souple de travail.

L’employeur doit prendre la demande en considération, l’examiner en tenant compte de ses propres besoins et de ceux du travailleur et donner une réponse écrite au travailleur dans le mois suivant la demande.

Contrairement à la demande du travailleur, aucun mode spécifique de notification n'est imposé pour la réponse de l'employeur. Cela peut donc se faire soit sur papier, soit par voie électronique. La réponse écrite de l’employeur peut, par exemple, être portée à la connaissance du travailleur par courrier ordinaire.

L’employeur a la possibilité:

d’accepter la demande, ce qui implique qu’il est intégralement d’accord avec cette demande (tant avec la formule souple de travail demandée qu’avec la période demandée);
d’opposer un refus motivé à la demande;

La décision de refus doit être communiquée par écrit au travailleur dans un délai d'un mois à compter de la demande et doit comprendre une justification circonstanciée de cette décision. Cela signifie que la motivation ne peut pas être donnée purement pro forma. Dans sa réponse écrite au travailleur, l'employeur doit présenter un exposé détaillé des motifs concrets du refus et est tenu d’indiquer, entre autres, de quelle manière il a tenu compte des besoins propres et de ceux du travailleur lors de l’examen de la demande.
de faire une contre-proposition motivée au travailleur consistant en une autre formule souple de travail ou une autre période répondant mieux à ses propres besoins.

Ceci implique que l’employeur refuse, strictement parlant, la formule souple de travail et /ou la période demandée(s) par le travailleur mais lui propose en même temps une solution de rechange. La réponse écrite de l’employeur dans le mois suivant la demande doit, dans ce cas, mentionner la formule souple de travail et/ou la période alternative(s) proposée(s) par l’employeur de même que les raisons de cette décision.

L’absence de réponse par l’employeur est assimilée à un accord de l’employeur. Si l’employeur ne donne pas suite à une demande valable du travailleur, il est donc supposé être d’accord avec cette demande.

Objectif: concertation en vue d’aboutir à un accord sur une formule souple de travail

La mesure relative aux formules souples de travail vise à faciliter la concertation entre l'employeur et le travailleur sur l'aménagement des modalités de travail existantes, afin de parvenir à un accord répondant à leurs besoins respectifs. Les parties peuvent donc d'un commun accord déterminer (plus précisément) les modalités concrètes d'exercice de la formule souple de travail, que ce soit lorsque l'employeur a accepté la demande, ou à la suite d'une contre-proposition de l'employeur, ou après un refus initial de l'employeur.

L’employeur et le travailleur ont par exemple la possibilité de convenir de commun accord d’une formule souple de travail pour une période continue de plus de douze mois. Même si la demande du travailleur ne peut concerner qu’une période continue de douze mois maximum, rien n’empêche donc les parties de convenir ensuite d’une formule souple de travail pour une période continue plus longue. Aucun délai maximum n’étant fixé, il est possible de mettre en œuvre la formule souple de travail de commun accord pour une durée indéterminée.

La formule souple de travail convenue doit évidemment être légale: l'aménagement prévu des modalités de travail doit être conforme au cadre réglementaire existant, par exemple aux règles sur la durée de travail, le travail à temps partiel, … En effet, le régime légal sur les formules souples de travail ne prévoit aucune dérogation en la matière.

Les mesures de protection liées aux formules souples de travail s'appliquent à tous les aménagements des modalités de travail existantes découlant de ou faisant suite à une demande du travailleur. Cela concerne donc à la fois les cas dans lesquels la demande acceptée est mise en œuvre telle quelle, les cas dans lesquels une autre formule souple de travail ou une autre période (par exemple une période plus longue) est finalement convenue, ainsi que les aménagements des modalités de travail qui découlent d’une contre-proposition de l'employeur ou sur lesquels les parties parviennent à un accord après un refus initial.

Exercice de la formule souple de travail

Obligations en vue de l’aménagement des modalités de travail

Si l'employeur et le travailleur sont parvenus à un accord sur l'exercice d’une formule souple de travail, il est conseillé de consigner également par écrit les modalités convenues (aménagement concret, durée,...) afin d'éviter des problèmes de preuve.

Dans certains cas, la conclusion d'une convention écrite sera d’ailleurs obligatoire.

En effet, les formalités obligatoires dans le cadre des formules souples de travail (demande du travailleur, obligation de réponse de l'employeur) ne portent nullement préjudice aux obligations imposées par loi, arrêté royal ou convention collective de travail pour adapter les modalités de travail du travailleur. Par exemple, en cas de passage à une formule souple de travail consistant en une réduction des heures de travail du travailleur et impliquant dès lors le passage à un temps partiel, il faut notamment conclure un contrat de travail à temps partiel par écrit en temps utile.

Conditions de forme supplémentaires pour l'introduction de certaines formules souples de travail

Dans certains cas (par exemple, pour une formule souple de travail qui n'est pas encore appliquée chez l'employeur), des conditions de forme supplémentaires devront également être remplies afin d'introduire correctement et d'appliquer valablement la formule souple de travail visée. Il s'agit par exemple de suivre la procédure appropriée d'adaptation du règlement de travail afin d'y intégrer les mentions nécessaires.

Preuve

Le travailleur ayant obtenu une formule souple de travail doit fournir à son employeur la preuve du but de soins invoqué.

Le travailleur doit en effet fournir à l’employeur, au plus tard au moment où la formule souple de travail prend cours, les documents nécessaires à l’appui du but de soins invoqué. Selon le cas, il peut s’agir de l’acte de naissance de son enfant, d’un extrait du registre de population,…

Lorsque la formule souple de travail est introduite dans le but de prodiguer des soins ou une aide à un membre déterminé du ménage ou de la famille nécessitant des soins ou une aide considérables pour une raison médicale grave, la preuve en est fournie au moyen d’une attestation récente du médecin traitant du membre du ménage ou de la famille concerné, d’où il ressort que cette personne nécessite des soins ou une aide considérables pour une raison médicale grave. Cette attestation ne peut toutefois pas mentionner le motif médical lui-même.

Il doit s’agir d’une attestation récente du médecin traitant : elle peut avoir été délivrée par le médecin traitant au plus tôt au cours de l’année civile durant laquelle la demande a été effectuée. Lorsqu’une formule souple de travail est demandée au cours d’une année civile déterminée pour une période qui se situe durant l’année civile suivante, la preuve peut donc être fournie à l’aide d’une attestation du médecin traitant portant une date se situant soit durant l’année de la demande, soit durant l’année pendant laquelle la formule souple de travail prend cours (et qui se situe logiquement, dans ce dernier cas, avant ou au plus tard au moment de la date de prise de cours de la formule souple de travail).

Sauf disposition contraire, toutes les conditions dans le cadre des formules souples de travail doivent être remplies au plus tard au moment où la formule souple de travail prend cours.

Demande de retour anticipé

Le travailleur a le droit de demander à l'employeur la cessation anticipée de sa formule souple de travail, en vue de reprendre ses modalités de travail initiales. A cet effet, le travailleur doit adresser une demande écrite à son employeur au moins dix jours ouvrables au préalable.

L'employeur, à son tour, est tenu d'examiner toute demande valable de cessation anticipée et d’y répondre par écrit dans les cinq jours ouvrables, en tenant compte de ses propres besoins et de ceux du travailleur. En d'autres termes, l'employeur n'est pas obligé d'accepter une cessation anticipée de la formule souple de travail. Il peut également la refuser.

La demande du travailleur et la réponse de l'employeur peuvent se faire sur papier ou par voie électronique. En effet, aucun mode de notification spécifique n'est prévu à cet effet.

Mesures de protection

Retour aux modalités de travail initiales

À la fin de la formule souple de travail, le travailleur a le droit de reprendre ses modalités de travail initiales.

Calcul de l’indemnité de préavis

Si le contrat de travail est rompu par l'employeur avec une indemnité de préavis pendant une période de réduction des prestations de travail dans le cadre des formules souples de travail, cette indemnité sera en principe égale au salaire en cours, qui correspond au salaire que le travailleur aurait perçu sur la base de son contrat de travail s'il n'avait pas réduit ses prestations de travail dans le cadre des formules souples de travail (c'est-à-dire le salaire non réduit).

Il existe néanmoins une exception: si le travailleur effectue la réduction des prestations de travail dans le cadre des formules souples de travail pour une durée indéterminée, l'indemnité de préavis est calculée sur la base du salaire dû au moment de la cessation du contrat de travail (c’est-à-dire, le salaire pour les prestations de travail réduites).

Attention toutefois : un travailleur qui effectue une formule souple de travail bénéficie d'une protection particulière contre le licenciement (voir point suivant).

Protection contre le licenciement

Le travailleur qui fait usage de son droit à demander une formule souple de travail est protégé contre le licenciement. Cela signifie que l'employeur ne peut mettre fin unilatéralement au contrat de travail de ce travailleur pendant la période de protection, sauf pour un motif étranger à l'exercice de ce droit de demander une formule souple de travail.

La période de protection commence le jour de la demande valable adressée par le travailleur à l'employeur et se termine un mois après la fin de la formule souple de travail.

Si le travailleur n’entame aucune formule souple de travail (par exemple en raison d'un refus de l'employeur ou parce que le travailleur n'a pas accepté la contre-proposition de l'employeur), la période de protection se termine un mois après la date de début demandée pour la formule souple de travail. Ce délai d’un mois commence à courir le jour calendrier qui suit la date de début demandée et est calculé de quantième à veille de quantième.

Si le contrat de travail du travailleur est rompu unilatéralement par l'employeur après la fin de cette période de protection après qu'une certaine préparation du licenciement a été effectuée pendant la période de protection (par exemple, prendre la décision de licenciement, rechercher et assurer le remplacement définitif du travailleur concerné en raison de la demande d’une formule souple de travail, par exemple en publiant une offre d'emploi pour un emploi à durée indéterminée), cette situation est assimilée à un licenciement pendant la période de protection.

S’il est question d’un licenciement par l’employeur pendant la période de protection ou d’un licenciement assimilé (en raison de sa préparation pendant la période de protection), il incombe à l’employeur de prouver le motif du licenciement. À la demande du travailleur, l’employeur est tenu de lui donner connaissance des motifs de son licenciement par écrit.

En cas de non-respect de cette protection contre le licenciement, l’employeur sera redevable au travailleur d’une indemnité forfaitaire de protection égale à la rémunération brute de six mois, outre l’indemnité compensatoire de préavis qui serait éventuellement due.