Sinds maart 2020 raakten we in de FOD allemaal vertrouwd met de televergadering. Soms zitten we een hele dag tegen ons scherm te praten. Dat betekende een aanpassing. Voor iedereen, maar zeker ook voor de internationale instellingen waar vergaderingen met tientallen deelnemers uit vele landen van dagelijkse kost plots verboden vrucht werden…
In die internationale instellingen duurde het even voor ze van de schok bekomen waren. Sommigen namen nochtans al erg vroeg maatregelen. Zo werden bezoekers bij de OESO al begin februari onthaald op een thermometer als ze het gebouw binnen wilden, en mochten ze sowieso op de Parijse stoep blijven staan als ze recent nog in China of in de andere (toen) meest getroffen landen waren geweest. Maar toen de deuren echt dicht gingen, waren ze allemaal even de kluts kwijt. Hoe moest het verder nu de werkgroep over het ene thema, het comité dat het andere voorstel onderzocht en de raad voor de bespreking van prioriteit nummer drie niet meer bijeen konden komen?
Eerst werd toevlucht gezocht in schriftelijke procedures. In de gegeven omstandigheden raakte het meest hoogdringende werk zo afgerond – iedereen besefte dat het niet het ogenblik was om nieuwe moeilijkheden te veroorzaken. Maar al snel bleek een vorm van overleg toch noodzakelijk. Niet in het minst om ervaringen uit te wisselen over de maatregelen die werden genomen om de impact van de pandemie op de arbeidsmarkt zoveel mogelijk in te perken. En zo maakte ook het internationale niveau kennis met Teams, Zoom, Skype, Webex… en allerlei soortgelijke platformen die tot voor kort alleen bij echte ingewijden bekend waren. De eerste videoconferentie van de EU-ministers van werk en sociale zaken vond op 16 maart plaats. Geen formele Raadszitting, want dat kon niet via video. De formele agendapunten verschoven naar het niveau van de ambassadeurs. De informele ideeënuitwisseling was voor de ministers…
Zonder uur of tijd
Ook de OESO was er opnieuw snel bij. De organisatie had een (beperkte) ervaring met televergaderingen en Zoom bleek een snel inzetbaar en flexibel platform. Zodat, Tom Bevers, Adviseur-generaal van de Afdeling van de internationale relaties en de socio-economische studies, al op zes april de ‘Working Group on Employment’ met een honderdtal deelnemers mocht openen met de gevleugelde woorden uit de titel van dit stukje. Want het was dan wel 14u. in Parijs en in Brussel, maar in Washington was het nog maar 9u. en bij de collega’s in Australië en Nieuw-Zeeland respectievelijk middernacht en… nog twee uur later.
De Raad van Europa en de Internationale Arbeidsorganisatie bleken de meeste moeite te hebben om de overschakeling te maken. Een lange traditie van formele procedures is niet bevorderlijk voor een digitale aanpak, en ook het gebruik van meerdere talen bleek zeker in het begin niet de sterkste kant van de digitale platformen. Voor de OESO was het laten vallen van het Frans een kleine stap, en ook de EU stapte zonder ironie anderhalve maand na de ‘Brexit’ alvast tijdelijk over naar een eentalig Engels regime. Dat bleek echter niet overal haalbaar. Voor de ILO komt daar nog het tripartite karakter van de organisatie bij: het volstaat niet dat het ministerie op het internet kan, ook bij de vakbonden en de werkgevers mag de wifi het niet op het cruciale moment laten afweten. Niet alleen de raad van bestuur van maart, ook de Internationale Arbeidsconferentie, die een jaar voordien nog met veel fanfare en een reeks staatshoofden en regeringsleiders het honderdjarig bestaan van de organisatie had gevierd, werd zo geannuleerd. Pas in het najaar kwam de formele werking terug op gang, al werden er ondertussen wel tijdelijke praktische (en uiteraard digitale) procedures opgezet.
Als de kat niet van huis is…
Na de zomer bleek de transitie grotendeels voltooid. Zelfs de verkiezing van de eerste ‘Executive Director’ van de European Labour Authority moest noodgedwongen in een digitale vergadering gebeuren.
Dat verliep vlot, ondanks de vrees van ondergetekende dat hij zou moeten aankondigen dat de tweederdemeerderheid niet kon worden bereikt, bij gebrek aan overleg in de wandelgangen. Want die wandelgangen, die gingen in 2020 op slot. De slechte koffie missen we minder dan de oh zo belangrijke ‘off the record’-gesprekken en het netwerken dat daarvan het gevolg is.
Die informele contacten met collega’s maakten wel plaats voor allerlei nieuwe fenomenen. Zo bleek de dresscode van ‘pak en das’ (voor de mannen toch) soms vervaarlijk naar ‘net niet in pyjama’ te verschuiven, kwamen de huisdieren van over de hele wereld in beeld - waarbij de ene hond soms op de andere reageerde die duizenden kilometers ver weg zat, en bleken kinderen de vergadering soms minder saai te vinden dan hun ouders. Sommige collega’s beslisten om zich in een al dan niet riante tuin te installeren of verplaatsten zich virtueel naar een ruimteschip. Totdat ‘ernstige’ organisaties een eigen achtergrond uitwerkten, die dan weer regelmatig een deel van je haar of zelfs je oren opeet.
De traditionele vergaderingenopener “Thank you chair.” werd vervangen door “Can you hear me?” – waarop het antwoord al te vaak “You’re still on mute.” bleek te zijn. Die mute werd dan vaak weer net niet ingedrukt wanneer dat nochtans gepast zou zijn geweest; gelukkig kon dan meestal uit de taal wél opgemaakt worden waar de plotse interventie vandaan kwam, maar niet wat manlief exact uit de Aldi in Boekarest moest meebrengen. Al kon de conversatie over welke was precies moest worden opgehangen wel in de hele EU gevolgd worden. Het bleek om de donkere kleurenwas te gaan. Tenslotte leek het af en toe alsof dat ruimteschip uit de achtergrond toch ook weer niet zó virtueel was, en er buitenaardse creaturen met een erg metalige stem of een vreemdsoortige echo in de vergadering zaten. Alsof ‘wereldwijd’ vergaderen nog niet ver genoeg ging!
Kort en krachtig
Behalve die amusementswaarde heeft het televergaderen ook echte voordelen. Het is eenvoudiger, goedkoper en minder tijdrovend om een vergadering op te zetten als er niet reëel maar enkel virtueel naar Parijs moet worden afgereisd. De meesten houden hun interventies ook korter - en als het echt te langdradig wordt kan je zonder problemen even wegklikken of een grappig berichtje naar een collega sturen. Wel opletten dat je de juiste chat gebruikt en niet te opvallend lacht als de camera aanstaat! Vaak komt de vergadering met minder en kortere tussenkomsten ook wat sneller tot een besluit. Je kan ook meerdere vergaderingen in een verschillend kader op één dag combineren, waar dat anders fysiek onmogelijk zou zijn.
Dat is meteen ook één van de grote nadelen, want zo geef je zelden je onverdeelde aandacht aan een vergadering en voor sommige vergaderformats is dat dodelijk. Vooral omdat de neiging erg groot is om wanneer de vergadering erg saai wordt snel nog even een mail te lezen of te beantwoorden - bij voorkeur na eerst de camera te hebben uitgezet. Dat televergaderingen ook gewoon zwaarder wegen dan gewone vergaderingen lijkt ook vast te staan.
Wat de toekomst zal brengen is zoals met meer covid-gerelateerde ontwikkelingen moeilijk voorspelbaar. De Internationale Arbeidsconferentie 2021 gaat alleszins wel door, maar dan digitaal. Toch kijkt de hele wereld ongetwijfeld al uit naar de échte conferentie van 2022. Ook in alle andere gremia is de nood om elkaar terug te zien groot, maar ziet het er wel naar uit dat er ook in de toekomst al wat sneller naar de in 2020 opgedane ervaring zal worden teruggegrepen om een korte, tussentijdse of snellere vergadering te houden. Hopelijk hebben de collega’s van ons nationale equivalent in Nieuw-Zeeland er in de lokale wet op het nachtwerk terdege rekening mee gehouden…