Specifieke formaliteiten in het geval van activiteiten in de sector van het wegvervoer

Op deze pagina

Wanneer een werkgever zijn bestuurders detacheert in het kader van activiteiten in de sector van het wegvervoer, zijn er bepaalde specifieke formaliteiten die moeten worden vervuld.

Let wel ! Deze specifieke formaliteiten zijn niet van toepassing wanneer deze bestuurders door hun werkgever ter beschikking worden gesteld van:

Een buitenlandse werkgever, voor een activiteit van internationaal vervoer in België, of
Een Belgische werkgever, voor vervoersactiviteiten in België of vertrekkende vanuit België.

In dergelijk geval blijven evenwel de gewone formaliteiten, die moeten worden vervuld in alle andere gevallen van detachering, van toepassing.

Bovendien kunnen er nog steeds andere formaliteiten of administratieve voorschriften van toepassing zijn, formaliteiten of voorschriften die geen verband houden met het detacheren van bestuurders. Het gaat hier bijvoorbeeld over:

Detacheringsverklaring, specifiek van toepassing in geval van activiteiten in de sector van het wegvervoer

Wanneer een werkgever zijn bestuurders naar België detacheert in het kader van activiteiten in de sector van het wegvervoer, moet de werkgever voorafgaand aan en specifiek voor deze detachering een detacheringsverklaring indienen.

Zowel het goederen- als het personenvervoer wordt geviseerd.

Let wel! Deze specifieke detacheringsverklaring mag niet verward worden met het meldingsbewijs Limosa. In feit is de Limosa-meldingsplicht niet meer van toepassing in geval van activiteiten in de sector van het wegvervoer. Voor deze activiteiten is de Limosa-meldingsplicht vervangen door de nieuwe detacheringsverklaring die specifiek van toepassing is in geval van activiteiten in de sector van het wegvervoer.

Hoe moet deze detacheringsverklaring worden ingediend?

Hiervoor moeten twee hypotheses worden onderscheiden:

De werkgever die zijn bestuurder naar België gaat detacheren is gevestigd in een lidstaat van de Europese Unie of het Verenigd Koninkrijk

Voorafgaand aan de detachering van een bestuurder op het Belgisch grondgebied in het kader van activiteiten in de sector van het wegvervoer, moet zijn werkgever een detacheringsverklaring indienen bij de Belgische arbeidsinspectie door de gevraagde gegevens mee te delen via een meertalig standaardformulier van de openbare interface die verbonden is met het informatiesysteem interne markt “IMI” (beheerd door de Europese Commissie) op de volgende webpagina: Road Transport - Posting Declaration

De werkgever is veprlicht om de detacheringsverklaring up to date te houden op de openbare interface die verbonden is met het informatiesysteem interne markt “IMI”.

De informatie in de detacheringsverklaring wordt gedurende 24 maanden bijgehouden in het register van het informatiesysteem interne markt “IMI”.

Hulp bij het invullen van de detacheringsverklaring.

De werkgever die zijn bestuurder gaat detacheren naar België is gevestigd in een staat die geen lid is van de Europese Unie, noch het Verenigd Koninkrijk

Deze verklaring kan worden ingediend in het Frans, Nederlands of Engels.

De werkgever is verplicht om de detacheringsverklaring up to date te houden in de voornoemde webapplicatie.

De informatie van de detacheringsverklaring wordt gedurende een periode van 36 maanden bijgehouden door de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal overleg.

Hulp bij het invullen van deze detacheringsverklaring specifiek van toepassing in geval van activiteiten in de sector van het wegvoer

Indien u contact wenst op te nemen met de Belgische arbeidsinspectie kan dit via mail met het volgende e-mailadres: SPOC.LabourInspection@employment.belgium.be.

Een vervoersmanager of een andere contactpersoon

Voorafgaand aan de detachering van zijn bestuurders naar België moet de werkgever aan de Belgische arbeidsinspectie de contactgegevens meedelen van een vervoersmanager of een andere contactpersoon;

Zowel het goederen- als het personenvervoer wordt geviseerd;
Deze vervoersmanager of andere contactpersoon is aangeduid door de werkgever in zijn land van vestiging. Zijn taak bestaat erin -voor rekening van de werkgever- het contact met de Belgische arbeidsinspectie te verzekeren, met wie documenten of berichten kunnen worden uitgewisseld.

Dit kan de werkgever zelf zijn, een werknemer van de onderneming of een derde, maar hij/zij moet steeds gedomicilieerd zijn in het land van vestiging van de werknemer en kan nooit de gedetacheerde bestuurder zijn.

De contactgegevens van de vervoersmanager of andere contactpersoon moeten door de werkgever worden meegedeeld via de detacheringsverklaring die specifiek van toepassing is in geval van activiteiten in de sector van het wegvervoer (zie hierboven: “Detacheringsverklaring, specifiek van toepassing in geval van activiteiten in de sector van het wegvervoer”)

Te verstrekken documenten op vraag van de Belgische arbeidsinspectie

De documenten die verstrekt moeten worden bij een wegcontrole

Afhankelijk van de situatie betreft het goederenvervoer of personenvervoer.

De werkgever die zijn bestuurder naar België detacheert in het kader van activiteiten van wegvervoer is verantwoordelijk voor het feit dat de bestuurder over de hieronder vermelde documenten beschikt, in papier of elektronische vorm. De bestuurder is op zijn beurt verplicht om deze document te verstrekken wanneer de Belgische arbeidsinspectie dit vraagt.

De documenten die gevraagd kunnen worden tijdens een wegcontrole:

Een kopie van de detacheringsverklaring (zie hierboven: “Detacheringsverklaring, specifiek van toepassing in geval van activiteiten in de sector van het wegvervoer”);
De tachograafgegevens en met name de landsymbolen van de staten waar de bestuurder zich bevond tijdens internationaal wegvervoer of cabotage;
Bewijs dat de vervoersactiviteiten plaatsvinden in België. Dit bewijs kan op twee manieren geleverd worden.
- Enerzijds kan dit bewijs geleverd worden via een document dat de volgende gegevens omvat :
  - Naam, adres en handtekening van de opdrachtgeven;
  - Naam, adres en handtekening van de vervoerder;
  - Naam, adres en handtekening van de geadresseerde en de datum van levering, wanneer de goederen zijn geleverd;
  - Plaats en datum van overname van de goederen en plaats van levering;
  - Handelsbenaming van de goederen, verpakkingsmethode en, in geval van gevaarlijke goederen, de algemeen erkende beschrijving ervan, het aantal verpakkingen en hun bijzondere merktekens en nummers.
  - De brutomassa of de anderszins uitgedrukte hoeveelheid van de goederen;
  - De kentekenplaten van de motorvoertuigen en aanhangwagens.
- Anderzijds kunnen de werkgevers die gevestigd zijn in Nederland of het Groothertogdom Luxemburg dit bewijs ook leveren via elektronische vrachtbrief. Meer informatie met betrekking tot de elektronische vrachtbrief, kan u terugvinden op de volgende webpagina:
  - In het Frans :
    https://mobilit.belgium.be/fr/circulationroutiere/transport_marchandises_et_voyageurs/marchandises_compte_de_tiers/acces_au_5, of
  - In het Nederlands :
    https://mobilit.belgium.be/nl/wegverkeer/vervoer_van_goederen_en_reizigers/goederenvervoer_derden/toegang_markt/elektronische

De documenten die de werkgever moet verstrekken na de detachering

Afhankelijk van de situatie betreft het goederenvervoer of personenvervoer.

Na de detachering kan de Belgische arbeidsinspectie, met het oog op de controle van de naleving van de toepasselijke arbeidsvoorwaarden vragen aan de werkgever die zijn bestuurders naar België heeft gedetacheerd in het kader van activiteiten van wegvervoer om de onderstaande documenten te verstrekken.

De documenten die kunnen worden opgevraagd:

Bewijs dat de vervoersactiviteiten plaatsvonden in België (zie hierboven: De documenten die verstrekt moeten worden bij een wegcontrole);
De tachograafgegevens (zie hierboven: De documenten die verstrekt moeten worden bij een wegcontrole);
een kopie van de arbeidsovereenkomst of een gelijkwaardig document dat informatie bevat over de belangrijkste aspecten van de arbeidsrelatie, waaronder minstens de identiteit van de partijen bij de arbeidsrelatie, de zetel van de werkgever, de omschrijving van de te verrichten arbeid, de aanvangsdatum en in voorkomend geval de duur of de einddatum van de arbeidsrelatie, het aanvangsbedrag en de overige bestanddelen van het loon waarop de bestuurder recht heeft, de betalingswijze en frequentie van de betalingen van het loon, alsook de duur van de normale dagelijkse of wekelijkse arbeidstijd van de bestuurder;
de arbeidstijdenoverzichten die begin, einde en duur van de dagelijkse arbeidstijd aangeven van de gedetacheerde bestuurder met betrekking tot de detacheringsperiode;
een kopie van de documenten met betrekking tot de verloning zoals voorzien in de wetgeving van het land waar de werkgever is gevestigd en die vergelijkbaar zijn aan de afrekening;
Het betalingsbewijs van de lonen van de gedetacheerde bestuurder met betrekking tot de detacheringsperiode.

De manier waarop deze documenten moeten worden meegedeeld aan de Belgische arbeidsinspectie wanneer deze na de detachering worden opgevraagd

In deze kunnen er twee hypotheses worden onderscheiden:

In het geval dat de werkgever die zijn bestuurder naar België detacheert, gevestigd is in een lidstaat van de Europese Unie of het Verenigd Koninkrijk

In dat geval zal de werkgever de vraag van de Belgische arbeidsinspectie ontvangen via de openbare interface die verbonden is met IMI en meer bepaald via de volgende pagina: Road Transport - Posting Declaration.

De werkgever is verplicht om de documenten die door de Belgische arbeidsinspectie worden gevraagd, te verstrekken via diezelfde openbare interface die verbonden is met IMI en dit ten laatste binnen acht weken na de datum van de vraag van de Belgische arbeidsinspectie.
De werkgever die zijn bestuurder naar België detacheert is gevestigd in een staat die geen lid is van de Europese Unie en die niet het Verenigd Koninkrijk is.

In dat geval zal de werkgever de vraag van de Belgische arbeidsinspectie ontvangen via post of mail.

De werkgever is verplicht om de documenten die door de Belgische arbeidsinspectie worden gevraagd, te verstrekken via diezelfde openbare interface die verbonden is met IMI en dit ten laatste binnen acht weken na de datum van de vraag van de Belgische arbeidsinspectie.

Indien u vragen heeft bij de manier waarop de door de Belgische arbeidsinspectie gevraagde documenten moeten worden meegedeeld na de detachering, gelieve contact op te nemen met de arbeidsinspectie via het volgende e-mailadres: SPOC.LabourInspection@employment.belgium.be.

De toepasselijke sancties in geval van niet-naleving van de formaliteiten

Sancties voor de werkgever van gedetacheerde bestuurders

Strafbare gedragingen :

• Niet indienen door de werkgever van de detacheringsverklaring ;
• Niet meedelen door de werkgever van de contactgegevens van de vervoersmanager of een andere contactpersoon;
• Niet ter beschikking stellen door de werkgever aan zijn bestuurder van de documenten die noodzakelijk zijn in geval van een wegcontrole (kopie van de detacheringsverklaring, bewijs van de vervoersactiviteiten en tachograafgegevens);
• Niet verstrekken door de werkgever aan de bevoegde sociale inspectiedienst van de documenten die, na de detacheringsperiode, door deze inspectiedienst kunnen gevraagd worden.

Sancties

• Hetzij een gevangenisstraf van zes maanden tot drie jaar en een strafrechtelijke geldboete van 600 tot 6000 euro of één van die straffen alleen;

• Hetzij een administratieve geldboete van 300 tot 3000 euro.

De bedragen van de strafrechtelijke geldboete of de administratieve geldboete zijn onderworpen aan de opdeciemen. Op dit ogenblik is de vermenigvuldigingscoëfficiënt 8.

De bedragen van de geldboetes die dan ook effectief zullen moeten betaald worden, zijn de volgende: een strafrechtelijke geldboete van 4.800 tot 48.000 euro of een administratieve geldboete van 2400 tot 24000 euro.

Bij het plegen van bepaalde inbreuken zal het bedrag van de geldboete vermenigvuldigd worden met het aantal bij de inbreuk betrokken werknemers. Bijvoorbeeld wanneer de werkgever «geen detacheringsverklaring zal ingediend hebben”, zal het bedrag van de geldboete vermenigvuldigd worden met het aantal bestuurders waarvoor de werkgever geen detacheringsverklaring zal ingediend hebben.

Sancties voor de gedetacheerde bestuurder in geval van het niet ter beschikking stellen door deze bestuurder van de documenten die hem door de bevoegde sociale inspectiedienst kunnen gevraagd worden in geval van een wegcontrole

• Hetzij een gevangenisstraf van zes maanden tot drie jaar en een strafrechtelijke geldboete van 600 tot 6000 euro of één van die straffen alleen;

• Hetzij een administratieve geldboete van 300 tot 3000 euro.

De bedragen van de strafrechtelijke geldboete of de administratieve geldboete zijn onderworpen aan de opdeciemen. Op dit ogenblik is de vermenigvuldigingscoëfficiënt 8.