Mededeling van de basisinformatie aan de ondernemingsraad

Het statuut van de onderneming  

• De juridische vorm   

De keuze van de juridische vorm is bepalend voor de onderneming.  In het Wetboek van vennootschappen wordt naargelang de keuze van de juridische vorm (N.V., B.V.B.A., Comm.VA, E.S.V. …) verschillende dwingende maatregelen aan de onderneming opgelegd inzake het vereiste kapitaal, de verhoging of vermindering van kapitaal, de rol van de raad van bestuur en de algemene vergadering, ...

Om tegemoet te komen aan de noden van de sociale economie kunnen deze vennootschappen opgericht worden als vennootschappen met een sociaal oogmerk, op voorwaarde dat de vennootschap niet werd opgericht met het oog op de verrijking van de vennoten.    

• De statuten   

Op dit niveau moet een kopie verstrekt worden van de statuten en latere wijzigingen van de juridische entiteit, zoals ze in het Belgisch Staatsblad werden gepubliceerd.   

• De leiding van de onderneming   

De informatie betreft de samenstelling van de leden van de raad van bestuur evenals de samenstelling van de leden van het directiecomité.    

• De financieringsmiddelen op middellange en lange termijn en de economische en financiële betrekkingen   

De financieringsmiddelen op middellange en lange termijn beogen de financieringsmiddelen van langer dan een jaar.  

Het betreft het eigen vermogen (maatschappelijk kapitaal, reserves), leningen van langer dan een jaar met vermelding van de voorwaarden en de nadere regelen van deze leningen (bedrag van de lening, het organisme, de duur, de verschuldigde intrest …).  

De economische en financiële relaties die de onderneming onderhoudt met andere ondernemingen en de aard van deze relaties: participaties die een duurzame band leggen tussen de ondernemingen en die de mogelijkheid scheppen om het economisch beleid van de onderneming te controleren.  

• De belangrijke en duurzame overeenkomsten en akkoorden 

Hier worden niet de contracten bedoeld met een beperkte draagwijdte die door de onderneming  worden afgesloten in de uitoefening van haar dagelijkse activiteit, maar wel de overeenkomsten en akkoorden die met andere ondernemingen banden van een zekere duurzaamheid tot stand brengen en die de evolutie van de onderneming beïnvloeden.

Het is niet verplicht om de volledige tekst van deze akkoorden in de informatie op te nemen.  Het volstaat om een overzicht te geven van de voornaamste bepalingen (partijen, duur, voorwerp, bijzondere bepalingen).  Vooral de bepalingen die voor de onderneming bijzondere implicaties hebben worden toegelicht.

Als voorbeeld vermeldt de reglementering beheersovereenkomsten, contracten tot verdeling van de winsten, optie- en verkooprechten met betrekking tot een belangrijk deel van het actief.  Ook huurovereenkomsten voor gebouwen, joint ventures, akkoorden over het gebruik van intellectuele en industriële eigendomsrechten en licenties worden hier vermeld.  

De concurrentiepositie van de onderneming

Deze informatie betreft :  

• De voornaamste nationale en internationale concurrenten van de onderneming  

Hier worden  niet alleen de namen vermeld van de verschillende concurrenten waarmee de onderneming rekening moet houden.  Voor zover deze inlichtingen beschikbaar zijn kan hier bijvoorbeeld informatie gegeven worden over de producten die deze ondernemingen produceren of verkopen, de evolutie van hun omzet, personeel, resultaten.    

• De concurrentiemogelijkheden en -moeilijkheden  

Hier worden de sterke en zwakke punten van de onderneming toegelicht voor de volgende punten :  waarom doet onze onderneming het beter of minder goed dan de concurrenten ;  op welke punten heeft de onderneming een voorsprong op de concurrenten ; waar is de onderneming benadeeld ten opzichte van de concurrentie; waarom koopt een klant ons product;  of waarom verkiest hij het product van een concurrent (prijs, kwaliteit, service, vlugge leveringstermijn, groter assortiment, levensduur,...)?  

• De afzetgebieden      

Het betreft hier de bestemming van de verkochte producten.  

• De aan- en verkoopcontracten en -akkoorden met fundamentele en duurzame gevolgen      

Het betreft hier de belangrijke elementen van contracten en akkoorden met een looptijd van minstens een jaar en met een zekere belangrijkheid.  Niet de volledige tekst moet aan de ondernemingsraad voorgelegd worden, maar enkel de belangrijke bepalingen ervan.  Vooral de concrete gevolgen voor de onderneming worden hier toegelicht.    

• De contracten gesloten met de FOD Economie 
  
   
• De methodes voor de commercialisering van de producten     

Deze informatie betreft :

• de distributiekanalen;  
• de verkooptechnieken : reclame, handelsbeurzen, klantenbezoek, enz.; 
• de beduidende gegevens betreffende de distributiemarges.    

• De evolutie van de omzet over vijf jaar  

Het betreft hier de omzet gerealiseerd in de vijf laatste jaren, met aanduiding in procenten van het aandeel dat verwezenlijkt wordt op de binnenlandse markt, in de Europese Unie en in de andere landen.

• Het niveau en de evolutie van de kost- en verkoopprijzen  

De evolutie van de kost- en verkoopprijzen moet in principe gegeven worden per eenheid. Indien dit niet mogelijk is kunnen inlichtingen verstrekt worden per groep van producten of voor een aantal representatieve producten.  Deze inlichtingen moeten in verband gebracht worden met de te verstrekken inlichtingen betreffende de kostenstructuur voor dezelfde producten, productgroepen of representatieve producten.

• De marktpositie  

De marktpositie van de onderneming en de evolutie ervan in het binnenland, de Europese Unie en de andere landen.

Om de evolutie van de positie van de onderneming te bepalen, moeten deze gegevens meegedeeld worden voor de laatste vijf jaren.

De productie en productiviteit

Alle hier bedoelde inlichtingen moeten over 5 jaar verstrekt worden:

Het betreft :  

• de evolutie van de productie uitgedrukt in volume, aantallen of gewicht, waarde en toegevoegde waarde. 
   
• het benutten van de economische productiecapaciteit in procenten.  

De economische capaciteit is de capaciteit van het productieapparaat bij een normale bezetting.  Bij de economische capaciteit wordt rekening gehouden met de arbeidsduur, het gebruikt ploegensysteem, het normaal onderhoud van de machines,...

De technische capaciteit daarentegen is de capaciteit die technisch gezien maximaal haalbaar is.  

• De evolutie van de productiviteit 
  Iedere onderneming kan voor de berekening van de productiviteit de formule kiezen die het best aan de activiteit is aangepast. Belangrijk is wel om van jaar tot jaar dezelfde formule toe te passen.  

De financiële structuur  

De informatie inzake de financiële structuur bestaat uit een toelichting van het gebruikte rekeningenstelsel en een analyse van de financiële structuur voor de laatste vijf jaren.  

• het gebruikte rekeningenstelsel  

De meeste ondernemingen zijn onderworpen aan het algemeen rekeningenstelsel (zie koninklijk besluit van 12 september 1983 tot bepaling van de minimumindeling van een algemeen rekeningenstelsel).

Het ondernemingshoofd moet het gebruikte rekeningenstelsel toelichten evenals de verschillende rubrieken om zo de inhoud van de jaarrekeningen te begrijpen.

Voor sommige sectoren werd een bijzonder rekeningenstelsel uitgewerkt: financiële instellingen, portefeuillemaatschappijen, erkende verzekeringsmaatschappijen, ziekenhuizen, ziekenfondsen.  

• de analyse van de financiële structuur 

Deze informatie moet inzicht geven in de rentabiliteit en de financiële positie van de onderneming. 

Hierbij worden de jaarrekeningen van de vijf laatste jaren vergeleken en van commentaar voorzien en worden de voornaamste ratio’s (solvabiliteit, liquiditeit, rentabiliteit) weergegeven.  

De budgettering en kostprijsberekening 

• de budgetteringsmethode   

De meegedeelde informatie  betreft de door de onderneming gebruikte methode bij het opstellen van het budget evenals de wijze waarop het opgesteld budget wordt gebruikt.

Het opstellen van een budget bestaat uit het definiëren van de doelstellingen en de toekomstige activiteit van de onderneming in termen van geraamde uitgaven en inkomsten.

Het eigenlijke budget mag, maar moet niet verstrekt worden.  In de periodieke informatie moeten de cijfers van het voorbije kwartaal wel vergeleken worden met het budget.  

• de berekeningsmethode van de kostprijs 

De methode die in de onderneming voor de berekening van de kostprijs wordt gebruikt, moet toegelicht en verklaard worden. Het betreft dus een uitleg over de berekeningsmethode.  

• de structuur van de kosten  

De structuur, de bedragen, de evolutie van de kosten moeten uitgelegd worden. Het betreft hier in het bijzonder grondstoffen, afschrijvingen, loonkosten, productiekosten, algemene kosten,...  

De personeelskosten 

De inlichtingen betreffende de personeelskosten moeten uitgesplitst worden in :

• kosten verbonden aan de personeelsdienst en de sociale dienst (uitrusting, sociaal secretariaat, administratiekosten HR); 
• vergoeding van het personeel, uitgesplitst voor arbeiders, bedienden en directiepersoneel; 
• wettelijke sociale lasten; 
• kosten voor verzekeringen tegen arbeidsongevallen; 
• sociale lasten voortspruitend uit conventionele bepalingen (de verplichtingen van de werkgever die voortvloeien uit C.A.O.’s); 
• aanvullende pensioenverzekeringen; 
• andere sociale lasten en extra-legale voordelen.   

De personeelskosten mogen meegedeeld worden per onderdeel.

De gevraagde uitsplitsingen ( zoals de uitsplitsing van de wedden van het directiepersoneel) mogen niet als gevolg hebben dat individuele gegevens kenbaar gemaakt worden.  Indien binnen de ondernemingsraad geen overeenstemming bestaat over de definitie van het begrip “directiepersoneel”, worden als directieleden beschouwd de personen die volgens de procedure van de sociale verkiezingen een leidinggevende functie hebben.  Overeenkomstig het advies van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen wordt dit criterium eveneens gebruikt voor het bepalen van het aantal directieleden vermeld in de sociale balans.  

De inlichtingen betreffende het programma en de algemene toekomstverwachtingen van de onderneming 

Deze inlichtingen betreffen de onderneming, de juridische entiteit, economisch of financieel, en behandelen alle volgende aspecten :  

• industrieel: de stand van de productie, haar evolutie en de vooruitzichten inzake stijging en daling, ... 
• financieel: de financiële toestand en de evolutie hiervan, toekomstige financiële middelen, … 
• commercieel: het ontwikkelen, verlaten of rationaliseren van nieuwe distributiekanalen, … 
• sociaal: mogelijke evolutie van het personeelsbestand, invloed van de financiële toestand op het personeelsbeleid,… 
• onderzoek: ontwikkeling van nieuwe producten, verbetering van de kwaliteit, 
• investeringen: de geplande investeringen, binnen welke termijn, bedragen van de investeringen en financieringswijze, invloed op de tewerkstelling of de organisatie van de arbeid, …   

Het wetenschappelijk onderzoek 

De mee te delen inlichtingen inzake het wetenschappelijk onderzoek betreffen het gevoerde en het geplande beleid, de gevolgen ervan en de verwachte of behaalde resultaten. Het gaat om het uitvoerig beschrijven van :  

• het gevoerde en geplande beleid; 
• de middelen om dit te doen (financieel, personen, instellingen belast met het onderzoek, enz. …); 
• de oriëntering van het speurwerk, de ondervonden moeilijkheden; 
• de behaalde resultaten, …   

De verschillende vormen van wetenschappelijk onderzoek komen hier in aanmerking en de informatie moet meegedeeld worden zowel wanneer het onderzoek binnen of buiten de onderneming gebeurt.  

De overheidshulp

In dit hoofdstuk vermeldt men alle soorten tegemoetkomingen verleend door de verschillende overheden: tegemoetkomingen toegekend door de gewesten, initiatieven ter bevordering van de export, provinciale tegemoetkomingen, tegemoetkomingen in Europees verband en alle andere steunmaatregelen ten gunste van de ondernemingen.

Deze inlichtingen slaan op de aard en de omvang van de ontvangen tegemoetkomingen, de voorwaarden die eraan zijn verbonden en de bestemming die ze hebben gekregen.  

Het organogram 

Het organogram beschrijft de interne structuur, de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de onderneming. Het moet iedereen toelaten om zich in de globale organisatie te situeren.  

Hierbij wordt een plan van de onderneming gevoegd (lokalisatie van de kantoren, andere lokalen zoals de voorraden, …) evenals een verklarende tabel van de juridische entiteit.

Wanneer de onderneming geheel opgenomen wordt in een groep of een grotere entiteit, moet het organogram de onderneming eveneens situeren in de globale organisatie van deze groep of deze entiteit.