Privacy, melding en nieuwe technologieën

De bevoegdheid toegekend aan de ondernemingsraad aangaande nieuwe technologieën kadert binnen de bescherming van het respect voor de privacy van werknemers. 

De informatie en raadpleging van de ondernemingsraad door de werkgever betreffende de onderstaande gevallen zal plaatsvinden overeenkomstig de bepalingen in de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 9 van 9 maart 1972 houdende ordening van de nationale akkoorden en collectieve arbeidsovereenkomsten betreffende de ondernemingsraden.  

Invoeren van nieuwe technologieën – Informatie en raadpleging 

Als de werkgever heeft beslist een investering te doen in een nieuwe technologie en als die belangrijke collectieve gevolgen heeft voor wat de tewerkstelling, de arbeidsorganisatie of de arbeidsvoorwaarden betreft, moet hij uiterlijk drie maanden voor het begin van de invoering van de nieuwe technologie enerzijds, schriftelijke informatie verstrekken en anderzijds, overgaan tot een overleg met de werknemersvertegenwoordigers.  

De schriftelijke informatie betreft:

• de aard van de nieuwe technologie;
• de economische, financiële of technische factoren die de invoering ervan rechtvaardigen;
• de aard van de sociale gevolgen die deze technologie met zich meebrengt;
• de toepassingstermijnen van de nieuwe technologie.  

Overleg moeten worden georganiseerd als de nieuwe technologie belangrijke collectieve gevolgen heeft voor de werkorganisatie, de arbeidsvoorwaarden of de werkgelegenheid als gevolg van ontslag of mutatie.  

Er zijn "belangrijke" collectieve gevolgen wanneer 50 % en ten minste 10 werknemers van een bepaalde beroepscategorie betrokken zijn bij de invoering van de nieuwe technologie.  

Het overleg betreft :

• de tewerkstellingsvooruitzichten van het personeel, de structuur van de tewerkstelling en de maatregelen van sociale aard die op het vlak van tewerkstelling gepland zijn;
• de arbeidsorganisatie en de arbeidsvoorwaarden;
• de gezondheid en de veiligheid van de werknemers;
• de kwalificatie en de eventuele maatregelen inzake opleiding en bijscholing van de werknemers.  

De werkgever die de voorlichtings- en  overlegprocedure niet eerbiedigt mag geen handeling stellen die ertoe strekt de arbeidsovereenkomst eenzijdig te beëindigen, behalve om redenen die vreemd zijn aan de invoering van de betrokken nieuwe technologie.

De bewijslast van die redenen ligt bij de werkgever, tijdens de periode die ingaat de dag waarop de informatie had moeten worden verstrekt en eindigt 3 maanden nadat de nieuwe technologie effectief in werking is getreden. Buiten die periode dient de werknemer te bewijzen dat zijn ontslag het gevolg is van de invoering van de nieuwe technologie.  

Rol van de ondernemingsraad

• de informatie wordt aan de ondernemingsraad verstrekt;
• afhankelijk van het geval, vindt het overleg plaats in de ondernemingsraad, in het comité voor de preventie en de bescherming op het werk en met de vakbondsafvaardiging, overeenkomstig de opdrachten die elk van deze organen toegewezen kreeg.  

N.B. “afhankelijk van het geval” impliceert dat de drie organen niet noodzakelijk allemaal betrokken zijn. Wanneer het bijvoorbeeld gaat om vragen met betrekking tot  de gezondheid en de veiligheid van de werknemers, is het comité voor preventie en bescherming op het werk bevoegd.  

Camerabewaking – Informatie en raadpleging 

Het invoeren van camerabewaking op de arbeidsplaats kan slechts overwogen worden als het voldoet aan de gedefinieerde doelstellingen en onderworpen is aan de strikte voorwaarden die voldoen aan het finaliteitsprincipe, het proportionaliteitsprincipe en het principe van transparantie. Het betreft hier het verzekeren van het respect voor het privéleven van werknemers.  

Onder camerabewaking op de werkplaats dient te worden verstaan elk bewakingssysteem met één of meer camera’s dat ertoe strekt om bepaalde plaatsen of activiteiten op de arbeidsplaats te bewaken, vanuit een punt dat zich geografisch op een afstand van de plaatsen of activiteiten bevindt, met of zonder het oog op bewaring van de beeldgegevens die het inzamelt en overbrengt.   

Principe van transparantie 

Voorafgaandelijk en bij het opstarten van de camerabewaking moet de werkgever de ondernemingsraad over alle aspecten van de camerabewaking informatie verschaffen.  

Deze informatie heeft betrekking op minstens de volgende aspecten :  

• het nagestreefde doeleinde; 
• het feit of de beeldgegevens al dan niet bewaard worden; 
• het aantal en de plaatsing van de camera(’s);
• de betrokken periode of periodes gedurende dewelke de camera(’s) functioneert (functioneren).

Naast de voorafgaande informatie, moet de ondernemingsraad bovendien regelmatig de gehanteerde bewakingssystemen evalueren en voorstellen doen met het oog op herziening in functie van de technologische ontwikkelingen. Bij ontstentenis van een ondernemingsraad zal deze evaluatie gerealiseerd worden door het comité voor preventie en bescherming op het werk.  

Finaliteitsprincipe

Indien het doel de controle op het werk van de werknemer is, volstaat het niet dat de werkgever een algemene beschrijving van dit doel geeft. Hij moet een bepaalde reden hebben om de werknemers op deze manier te controleren, zo niet is de controle met camera’s in tegenspraak met de basiswet op de achting en het respect. De werkgever moet deze motivering aan de ondernemingsraad doorgeven.  

De camerabewaking op de werkplaats is slechts in vier gevallen toegestaan:

• met het oog op de veiligheid en de gezondheid van de werknemers;
• voor de bescherming van de goederen van de onderneming;
• voor de controle van het productieproces. In het geval van controle van de werknemers, heeft deze uitsluitend de evaluatie en de verbetering van de arbeidsorganisatie tot doel;
• de controle van het werk van de werknemer. Deze controle is uitsluitend toegestaan als zij dient voor het meten van het werk met het oog op het vaststellen van de bezoldiging of gevolgen heeft voor de rechten en plichten van het bewakingspersoneel. Het arbeidsreglement moet vooraf gewijzigd zijn en moet de mogelijkheid en de modaliteiten van de cameracontrole bepalen.

Proportionaliteitsprincipe

De camerabewaking dient toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn. Als de camerabewaking wel een inmenging in de persoonlijke levenssfeer van de werknemer tot gevolg heeft, moet de inmenging tot een minimum beperkt worden.  

Indien tijdens de besprekingen van de inlichtingen blijkt dat de geplande camerabewaking gevolgen kan hebben voor het privé-leven van één of meer werknemers, moet de ondernemingsraad de maatregelen onderzoeken die moeten worden genomen om de inbreuk op het privé-leven tot een minimum te herleiden. Bij ontstentenis van een ondernemingsraad, voert het comité voor de preventie en bescherming op het werk dit onderzoek uit. Bij ontstentenis van een comité, wordt het onderzoek uitgevoerd in gemeen overleg tussen de werkgever en de vakbondsafvaardiging.  

Controle op de elektronische onlinecommunicatiegegevens – Informatie en raadpleging 

Controle op het privé-gebruik door de werknemer van het informaticasysteem kan enkel wanneer een aantal principes en voorwaarden gerespecteerd worden.  

Collectieve arbeidsovereenkomst nr. 81 heeft tot doel het grondrecht van de werknemers op de eerbiediging van hun persoonlijke levenssfeer in het kader van de dienstbetrekking te waarborgen door, rekening houdend met de behoeften voor een goede werking van de onderneming, te bepalen voor welke doeleinden en onder welke proportionaliteits- en transparantievoorwaarden een controle op de elektronische on-linecommunicatiegegevens kan worden geïnstalleerd en volgens welke regels de individualisering van deze gegevens is toegestaan.  

De cao heeft betrekking op elektronische privécommunicatiegegevens (mails, website, chat, sms,…). Met “gegevens” wordt het onderwerp, de auteur, de bestemmeling en de duur van de communicatie bedoeld.  

De inhoud van de communicatie mag daarentegen niet worden gecontroleerd en geïndividualiseerd.  

Wanneer het onderwerp en de inhoud van de elektronische on-linecommunicatiegegevens een beroepsmatig karakter hebben dat door de werknemer niet in twijfel wordt getrokken, zal de werkgever zonder enige procedure kennis kunnen nemen van deze gegevens.  

CAO nr. 81 heeft geen betrekking op de regels voor de toegang tot en/of het gebruik van de elektronische on-linecommunicatiemiddelen van de onderneming, welke regels het prerogatief van de werkgever zijn. Zij doet evenmin afbreuk aan de in de ondernemingen bestaande regels en praktijken wat de uitoefening van de vakbondsactiviteiten betreft.  

De controle op  de elektronische on-linecommunicatiegegevens, en desgevallend de individualisering van deze gegevens, wordt slechts toegestaan voorzover voldaan wordt aan de finaliteits- en proportionaliteits- en transparantiebeginselen.   

Finaliteitsprincipe 

De controle op de elektronische on-linecommunicatiegegevens is maar toegestaan mits een of meer van de volgende doeleinden worden nagestreefd :  

1. het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten, feiten die strijdig zijn met de goede zeden of de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden; 
2. de bescherming van de economische, handels- en financiële belangen van de onderneming die vertrouwelijk zijn alsook het tegengaan van ermee in strijd zijnde praktijken; 
3. de veiligheid en/of de goede technische werking van de IT-netwerksystemen van de onderneming, met inbegrip van de controle op de kosten die ermee gepaard gaan alsook de fysieke bescherming van de installaties van de onderneming; 
4. het te goeder trouw naleven van de in de onderneming geldende beginselen en regels voor het gebruik van onlinetechnologieën.    

Als dergelijke finaliteiten bestaan zijn ze niet voldoende om de controle te rechtvaardigen. De werknemers moeten geïnformeerd worden en de gedefinieerde voorwaarden om over te gaan tot controle moeten gerespecteerd worden.

Proportionaliteitsprincipe 

Als de controle toch een inmenging in de persoonlijke levenssfeer van de werknemer tot gevolg heeft, moet deze inmenging tot een minimum beperkt worden.

Het transparantiebeginsel en de rol van de ondernemingsraad 

De werkgever die een systeem voor controle op elektronische onlinecommunicatiegegevens wil installeren, licht de ondernemingsraad in over alle aspecten van de controle:

• het controlebeleid en de prerogatieven van de werkgever en het toezichthoudend personeel;
• de nagestreefde doelstelling(en);
• het feit of persoonsgegevens al dan niet worden bewaard, de plaats en de duur van bewaring;
• het al dan niet permanente karakter van de controle.  

De geïnstalleerde controlesystemen moeten regelmatig geëvalueerd worden door de ondernemingsraad, met het oog op voorstellen om ze aan te passen aan de technologische ontwikkelingen.  

Wanneer een systeem voor controle wordt geïnstalleerd, moet de werkgever, naast de collectieve informatie, ook de betrokken werknemers inlichten over alle aspecten van de controle.  

Als gevolg van het invoeren van controlesystemen volgens de principes hierboven beschreven, kan een individualisering van de elektronische onlinecommunicatiegegevens gerealiseerd worden.  

Onder individualisering van de elektronische onlinecommunicatiegegevens wordt bedoeld: de handeling die tot doel heeft elektronische onlinecommunicatiegegevens die tijdens een door de werkgever geïnstalleerde controle werden verzameld, te verwerken om ze aan een geïdentificeerde of identificeerbare persoon toe te schrijven.

Deze individualisering van de elektronische onlinecommunicatiegegevens gebeurt, naar gelang het doel van de door de werkgever geïnstalleerde controle volgens een directe of indirecte procedure.  

Diefstalpreventie en uitgangscontroles – Informatie en raadpleging 

Een werkgever die uitgangscontroles wil invoeren in de onderneming om diefstal te voorkomen of vast te stellen, moet de nodige maatregelen nemen zodat de controles gebeuren op een wijze verenigbaar met de basisnormen die het recht voor elk individu op de eerbiediging van zijn persoonlijke levenssfeer waarborgen.  

Net zoals bij de andere materies aangaande de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer door het gebruik van nieuwe technologieën, is het essentieel om de principes van finaliteit, proportionaliteit en transparantie te respecteren.  

Finaliteitsprincipe

Uitgangscontroles zijn enkel toegelaten indien zij gericht zijn op het voorkomen of vaststellen van de ontvreemding van goederen in de onderneming of op de werkplaats.  

Proportionaliteitsprincipe

De uitgangscontroles dienen, uitgaande van het doel (diefstalpreventie of vaststellen van diefstal), toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn.  

Systematische uitgangscontroles zijn alleen mogelijk indien zij gebeuren door middel van elektronische en/of technische detectiesystemen.  

Uitgangscontroles uitgevoerd door personen (het moeten bewakingsagenten zijn) en ter voorkoming van diefstal, moet steekproefsgewijs en voor alle betrokken werknemers zonder onderscheid (geen specifieke werknemers om discriminatie te vermijden) gebeuren. Als men daarentegen een diefstal wil vaststellen, en op voorwaarde dat er redelijke gronden zijn om de werknemer te verdenken, mag de controle een specifieke werknemer viseren.   

Daarenboven kan een uitgangscontrole door een bewakingsagent op basis van het feit dat er redelijke gronden zijn om te denken dat de werknemer goederen heeft ontvreemd enkel worden uitgevoerd indien de betrokken werknemer hiervoor zijn toestemming geeft en uit nazicht van de door de werknemer aan de bewakingsagent voorgelegde goederen.  

De toestemming van de werknemers betrokken bij steekproefsgewijze uitgangscontroles ter voorkoming van diefstal moet blijken uit het opnemen in het verslag van de ondernemingsraad of het verslag van het comité voor preventie en bescherming op het werk dat de informatieverplichting te goeder trouw werd nageleefd en dat daarover een gedachtewisseling heeft plaatsgehad.  

Transparantieprincipe

De werkgever moet, voorafgaandelijk en bij het opstarten van de controles aan de ondernemingsraad een gedetailleerde en doeltreffende informatie geven over het systeem dat hij van plan is in te voeren. Bij ontstentenis van een ondernemingsraad wordt deze informatie verschaft aan het comité voor preventie en bescherming op het werk, of, bij ontstentenis daarvan, aan de vakbondsafvaardiging, of, bij ontstentenis daarvan, aan de werknemers.  

De informatie heeft in ieder geval betrekking op :

• de perimeter van de onderneming of van de werkplaats;
• de diefstalrisico’s in de onderneming of op de werkplaats;
• de maatregelen om die risico’s te voorkomen of te verhelpen;
• de controlemethodes.  

De ondernemingsraad of, bij ontstentenis daarvan, het comité voor preventie en bescherming op het werk moet bovendien regelmatig de gehanteerde controlemethodes evalueren en voorstellen doen met het oog op herziening in functie van de technologische ontwikkelingen.  

Klokkenluiders

De wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (de Klokkenluiderswet) biedt de mogelijkheid om een melding te maken van inbreuken begaan door de onderneming op welbepaalde door de wet opgesomde materies, zoals bijvoorbeeld productveiligheid, bescherming van het milieu en consumentenbescherming.

De Klokkenluiderswet voorziet in een systeem van interne melding en externe melding.

Rol ondernemingsraad

De werkgever die onder het toepassingsgebied valt van de Klokkenluiderswet, dient kanalen en procedures op te zetten voor deze interne melding en voor opvolging, die aan de werknemers de mogelijkheid bieden om informatie over inbreuken te melden.

De kanalen en procedures voor de interne melding en voor opvolging binnen de onderneming worden opgezet na sociaal overleg. De informatie en raadpleging gebeurt via volgend cascadesysteem: met de ondernemingsraad, bij ontstentenis, de vakbondsafvaardiging, bij ontstentenis, het comité voor preventie en bescherming op het werk of, bij ontstentenis, rechtstreeks met de werknemers van de onderneming.

U kan bij de FOD Economie terecht voor meer informatie over de Klokkenluiderswet.