De vertrouwenspersoon

Aanwijzing

Is de aanwijzing van een vertrouwenspersoon verplicht?

De aanwijzing van een vertrouwenspersoon is verplicht voor werkgevers die 50 of meer werknemers tewerkstellen.

Voor werkgevers die minder dan 50 werknemers tewerkstellen is de aanduiding van een vertrouwenspersoon een mogelijkheid. Enkel wanneer alle leden van de vakbondsafvaardiging, of bij afwezigheid hiervan, alle werknemers, hierom verzoeken, zal deze werkgever hiertoe verplicht zijn.

Moet de vertrouwenspersoon deel uitmaken van het personeel?

Wanneer de werkgever 50 of meer werknemers tewerkstelt, moet minstens één van de aangeduide vertrouwenspersonen deel uitmaken van het personeel van de werkgever.

Hetzelfde geldt voor een werkgever met 20 of meer werknemers die enkel beroep doet op een preventieadviseur psychosociale aspecten van een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Als hij een of meer vertrouwenspersonen aanstelt, moet ten minste één van hen een personeelslid zijn.

Dit garandeert dat de werknemers steeds toegang hebben tot een vertrouwenspersoon die voldoende kennis heeft van de structuur, de werking en de cultuur van de onderneming.

De werkgever die minder dan 20 werknemers tewerkstelt, behoudt bij de eventuele aanwijzing van een vertrouwenspersoon de keuze tussen een personeelslid of een vertrouwenspersoon die extern is.

Aanwijzingsprocedure

De werkgever moet voor de aanduiding van een of meerdere vertrouwenspersonen het voorafgaand akkoord van het geheel van de werknemersvertegenwoordigers in het Comité bekomen.

Indien er geen akkoord wordt bereikt, moet de werkgever het advies van de inspectie van het Toezicht op het Welzijn op het Werk vragen alvorens een beslissing te nemen. De inspectie zal pogen de partijen te verzoenen.

Indien geen verzoening wordt bereikt, verstrekt de inspectie een advies aan de werkgever. De werkgever deelt dit advies mee aan de werknemersvertegenwoordigers. De werkgever neemt de uiteindelijke beslissing die moet leiden tot de aanduiding van een persoon. Als de werkgever het advies niet volgt, deelt hij de redenen hiervoor mee aan het Comité.

Wanneer er in de onderneming geen Comité is, voeren de vakbondsafgevaardigden deze opdracht uit.

Bij gebrek aan een vakbondsafvaardiging nemen de werknemers zelf rechtstreeks deel aan de behandeling van dit vraagstuk:

• De werkgever deelt aan het geheel van de werknemers, door middel van een uithangbord of een ander geschikt communicatiemiddel (zoals elektronische post), de identiteit mee van de persoon die hij als vertrouwenspersoon wenst aan te duiden.
• De werknemers beschikken over een termijn van 15 dagen om hun opmerkingen in te schrijven in het register dat de werkgever hen ter beschikking moet stellen of om deze mee te delen aan de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (of aan de externe dienst wanneer de werkgever zelf de functie van preventieadviseur vervult).
• De preventiedienst deelt de opmerkingen mee aan de werkgever (met inachtname van de anonimiteit van de werknemers) alsook haar eigen advies.
• Indien er geen opmerkingen werden gemaakt, geldt dit als het akkoord van de werknemers. Als de werkgever niet akkoord gaat met de opmerkingen moet hij een beroep doen op de inspectie van het Toezicht op het Welzijn op het Werk. Bij gebrek aan een verzoening zal de inspectie een advies verstrekken.

De werkgever deelt het advies van de inspectie mee aan de werknemers en brengt hen op de hoogte van zijn beslissing. Wanneer deze beslissing niet in overeenstemming is met de opmerkingen van de werknemers en het advies van de inspectie, moet de werkgever de redenen hiervoor meedelen aan de werknemers. Wanneer het geheel van de vakbondsafvaardiging of, bij gebrek hieraan, de werknemers, de werkgever vraagt om een vertrouwenspersoon aan te duiden is de werkgever verplicht om de hierboven beschreven procedure te volgen.

Het is in elk geval niet voldoende dat de werkgever enkel een procedure lanceert om een kandidaat-vertrouwenspersoon te vinden. De werkgever zal effectief een vertrouwenspersoon moeten aanduiden om aan de op hem rustende verplichting te voldoen.

De contactgegevens van de vertrouwenspersoon moeten vermeld worden in het arbeidsreglement, alsook op een voor de werknemers gemakkelijk toegankelijke plaats (door middel van een aanplakking, via het intranet,…).

Uitvoering van de informatieopdrachten van de vertrouwenspersoon door de preventieadviseur belast met de leiding van de interne dienst

Bij de werkgever die minder dan 50 werknemers tewerkstelt, en die geen vertrouwenspersoon heeft aangeduid, zal de preventieadviseur belast met de leiding van de interne dienst de  informatieopdrachten van de vertrouwenspersoon uitvoeren tijdens de fase voorafgaand aan een verzoek tot psychosociale interventie.

Dit betekent dat hij in eerste lijn kan aangesproken worden voor het verstrekken van informatie over de verschillende procedures en de contactgegevens van de externe preventieadviseur psychosociale aspecten.

Het doel bestaat er dus in dat er binnen de onderneming steeds iemand aanwezig is die de werknemers de nodige informatie kan bezorgen.

De preventieadviseur belast met de leiding van de interne dienst is bij het uitoefenen van deze informatieopdrachten gebonden door het beroepsgeheim.

Aangezien zijn bevoegdheid beperkt is tot het verstrekken van informatie (hij doet geen interventies), gebeurt de aanduiding automatisch. Er is dus geen akkoord van de leden van de vakbondsafvaardiging of, bij gebrek hieraan, alle werknemers, vereist. Het volgen van een specifieke opleiding is evenmin vereist.

Er zijn echter een aantal nuances:

• De preventieadviseur belast met de leiding van de interne dienst behoudt steeds de vrijheid de uitoefening van deze informatieopdrachten te weigeren.
• De leden van de vakbondsafvaardiging of, bij gebrek hieraan, alle werknemers kunnen dit principe eveneens weigeren, bijvoorbeeld omdat ze oordelen dat de preventieadviseur belast met de leiding van de interne dienst niet over het nodige vertrouwen beschikt of niet het adequate profiel heeft om de informatieopdrachten van de vertrouwenspersoon uit te voeren.
• Dit principe is niet van toepassing in ondernemingen met minder dan 20 werknemers waar de functie van preventieadviseur van de interne dienst wordt uitgeoefend door de werkgever zelf.

Als de preventieadviseur van de interne dienst alle opdrachten van de vertrouwenspersoon wenst uit te voeren - namelijk het vooraf informeren van de werknemers én het behandelen van de verzoeken tot informele psychosociale interventie (gesprekken, interventies bij een andere persoon van de onderneming en verzoeningen) - weerhoudt niets hem ervan hiertoe de opleiding tot vertrouwenspersoon te volgen en de werkgever te vragen hem via de aanwijzingsprocedure als vertrouwenspersoon aan te duiden.

De contactgegevens van de preventieadviseur belast met de leiding van de interne dienst moeten vermeld worden in het arbeidsreglement, alsook op een voor de werknemers gemakkelijk toegankelijke plaats (door middel van een aanplakking, via het intranet,…).

Verwijdering uit de functie

De werkgever kan de vertrouwenspersoon uit zijn functie verwijderen wanneer hij hiertoe het voorafgaand akkoord van alle werknemersvertegenwoordigers in het Comité bekomt. Dit akkoord beschermt de functie van vertrouwenspersoon in de onderneming.

De wetgeving voorziet evenwel niet in een ontslagbescherming. Het akkoord is bijgevolg niet vereist wanneer de werkgever een einde wenst te maken aan de arbeidsovereenkomst met de werknemer die, naast zijn gewone functie, de functie van vertrouwenspersoon uitoefent. In elk geval kan de werknemer achteraf zijn ontslag betwisten wanneer hij meent dat dit ingegeven is door de interventies die hij als vertrouwenspersoon heeft gedaan.

Wanneer geen akkoord wordt bereikt, vraagt de werkgever het advies van de inspectie van het Toezicht op het Welzijn op het Werk die zal pogen de partijen te verzoenen.

Wanneer geen verzoening wordt bereikt, verstrekt de inspectie een advies aan de werkgever dat hij meedeelt aan het Comité. De definitieve beslissing wordt genomen door de werkgever. Als zijn beslissing het advies van de inspectie niet volgt, deelt hij de redenen hiervoor mee aan het Comité.

Wanneer er in de onderneming geen Comité is, voeren de vakbondsafgevaardigden deze opdracht uit. Bij gebrek aan een vakbondsafvaardiging nemen de werknemers zelf rechtstreeks deel aan de behandeling van dit vraagstuk:

• de werkgever deelt aan het geheel van de werknemers, door middel van een uithangbord of een ander geschikt communicatiemiddel (zoals elektronische post), de identiteit mee van de persoon die hij uit de functie van vertrouwenspersoon wenst te verwijderen.
• De werknemers beschikken over een termijn van 15 dagen om hun opmerkingen in te schrijven in het register dat de werkgever hen ter beschikking moet stellen of om deze mee te delen aan de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (of aan de externe dienst wanneer de werkgever zelf de functie van preventieadviseur vervult).
• De preventiedienst deelt de opmerkingen mee aan de werkgever (met inachtname van de anonimiteit van de werknemers) alsook haar eigen advies.
• Indien er geen opmerkingen werden gemaakt, geldt dit als het akkoord van de werknemers. Als de werkgever niet akkoord gaat met de opmerkingen moet hij een beroep doen op de inspectie van het Toezicht op het Welzijn op het Werk. Bij gebrek aan een verzoening zal de inspectie een advies verstrekken.
• De werkgever deelt het advies van de inspectie mee aan de werknemers en brengt hen op de hoogte van zijn beslissing. Wanneer deze beslissing niet in overeenstemming is met de opmerkingen van de werknemers en het advies van de inspectie, moet de werkgever de redenen hiervoor meedelen aan de werknemers.

Daarnaast kunnen het geheel van de werknemersvertegenwoordigers in het Comité de werkgever vragen de vertrouwenspersoon uit zijn functie te verwijderen. De werkgever verwijdert hem uit zijn functie wanneer hij hiermee akkoord gaat. Wanneer er in de onderneming geen Comité is, kunnen de vakbondsafgevaardigden de verwijdering uit de functie vragen, en bij gebrek aan een vakbondsafvaardiging kunnen de werknemers zelf dit doen.

Wanneer de vertrouwenspersoon tenslotte zelf niet langer zijn functie wenst uit te voeren, volstaat het dat hij de werkgever en het Comité hiervan op de hoogte brengt. Er is echter geen akkoord van hen vereist opdat hij zijn functie zou kunnen neerleggen.

Opleiding

Termijn

Elke nieuwe vertrouwenspersoon moet binnen de twee jaar na zijn aanstelling een opleiding van minstens 5 dagen volgen.

De personen die als vertrouwenspersoon werden aangeduid vóór 1 september 2014 en die in deze materie reeds een opleiding hebben gevolgd, kunnen hun functie verder blijven uitoefenen, zelfs wanneer de reeds gevolgde opleiding niet beantwoord aan alle huidige voorwaarden.

De personen die als vertrouwenspersoon werden aangeduid vóór 1 september 2014 en die vóór die datum geen opleiding in deze materie hebben gevolgd, kunnen hun functie verder blijven uitoefenen op voorwaarde dat zij de opleiding tot vertrouwenspersoon hebben gevolgd vóór 1 september 2016 of dat zij op 1 september 2014 een nuttige ervaring van 5 jaar als vertrouwenspersoon kunnen aantonen.

Inhoud

De opleiding wordt ingedeeld in 4 modules:

• een module van een halve dag (minstens 3 uur) over het wettelijk kader betreffende zijn rol en statuut,
• een module van een halve dag (minstens 3 uur) over de psychosociale risico’s op het werk,
• een module van een dag (minstens 6 uur) over de gesprekstechnieken,
• een module van drie dagen (minstens 18 uur) over de beheersing van probleemsituaties.

De kosten verbonden aan de opleiding alsook de verplaatsingskosten zijn ten laste van de werkgever. De tijd besteed aan deze opleiding wordt bezoldigd als arbeidstijd.

Opleidingsinstellingen

Op deze website is er een lijst beschikbaar met een aantal instellingen die deze opleiding verstrekken.

Het is steeds mogelijk om deze opleiding te verstrekken zonder opgenomen te worden op de lijst (dat is bijvoorbeeld het geval voor bepaalde werkgevers). De lijst moet dus eerder beschouwd worden als een vorm van publiciteit en biedt een garantie dat de opleidingen aan een bepaalde kwaliteit voldoen. Het gaat dus niet om een erkenning.

De instellingen die op de lijst wensen opgenomen te worden, moeten hiertoe een aanvraag (DOCX, 73.92 KB) indienen bij de Algemene Directie van de Humanisering van de arbeid van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. De AD Humanisering van de arbeid gaat na of de aanvraag volledig is en zendt ze vervolgens voor onderzoek, verslag en advies naar de AD Toezicht op het welzijn op het werk. Wanneer het advies gunstig is, wordt de instelling opgenomen op de lijst.

Supervisie

De vertrouwenspersonen zijn ertoe gehouden hun kennis en vaardigheden te verbeteren aan de hand van minstens één supervisie per jaar.

De supervisie bestaat in een uitwisseling van ervaringen tussen vertrouwenspersonen over praktische gevallen, onder begeleiding van een facilitator.

Alle vertrouwenspersonen, ook diegene die vóór 1 september 2014 werden aangesteld, moeten minstens eenmaal per jaar deze supervisie volgen.

De wetgeving bepaalt niet hoelang de supervisie moet duren, maar om het doel ervan te bereiken vindt ze bij voorkeur plaats gedurende 1 dag.

Onverenigbaarheden

De wettelijke onverenigbaarheden moeten ervoor zorgen dat de vertrouwenspersoon het vertrouwen van de werknemers kan winnen. De werknemers moeten zich bij de vertrouwenspersoon namelijk vrij kunnen uiten.

Het is de vertrouwenspersoon niet toegestaan:

• tezelfdertijd de functie van preventieadviseur-arbeidsarts uit te oefenen

Een arbeidsarts beschikt namelijk over de bevoegdheid om, in het kader van een medisch onderzoek, een werknemer arbeidsongeschikt te verklaren. Hierdoor kan het noodzakelijke vertrouwen van de werknemer in de functie van de vertrouwenspersoon in het gedrang worden gebracht. Dit kan tot gevolg hebben dat de werknemer dan nog moeilijk op hem een beroep kan doen om tussen te komen in een situatie waarin er bijvoorbeeld sprake is van pesterijen op het werk.

• deel uit te maken van de werkgevers- of werknemersvertegenwoordiging in de ondernemingsraad of het Comité voor preventie en bescherming op het werk;
   
• zich kandidaat te stellen voor de sociale verkiezingen;
   
• deel uit te maken van de vakbondsafvaardiging.

De vakbondsafgevaardigden moet onderscheiden worden van de actieve leden of militanten die niet werden aangeduid of verkozen om de personeelsleden bij de werkgever te vertegenwoordigen. Zij zijn lid van de vakbondsorganisaties en voeren in dit kader bepaalde opdrachten uit. Deze actieve leden of militanten mogen de functie van vertrouwenspersoon uitoefenen.

Wanneer de vertrouwenspersoon in de overlegorganen optreedt om de werkgever of de werknemers te vertegenwoordigen, zich kandidaat stelt voor de verkiezingen of deel uitmaakt van de vakbondsafvaardiging, zou zijn autonomie in het gedrang kunnen komen omdat hij de kant kan kiezen van één van de partijen van het sociaal overleg in de onderneming. Dit risico kan negatieve gevolgen hebben voor het vertrouwen dat werknemers in de vertrouwenspersoon moeten hebben opdat zij op hem een beroep durven doen en bij de vertrouwenspersoon zelf een persoonlijk loyaliteitsconflict veroorzaken.

• deel uit te maken van het leidinggevend personeel. 

Het leidinggevend personeel wordt gedefinieerd als de personen belast met het dagelijks bestuur, die gemachtigd zijn om de werkgever te vertegenwoordigen en te verbinden (d.w.z. het verrichten van rechtshandelingen in naam en voor rekening van de werkgever), alsmede de personeelsleden, onmiddellijk onderschikt aan die personen, wanneer zij eveneens opdrachten van dagelijks bestuur vervullen.

Het dagelijks bestuur betreft het effectieve, dagdagelijkse, zelfstandige en voortdurende bestuur van de onderneming of een deel van de onderneming.
Het betreft de twee hoogste niveaus in de hiërarchie van de structuur van het personeel van de onderneming of instelling, die belast zijn met het dagelijks bestuur. In de ondernemingen waar sociale verkiezingen worden georganiseerd, worden de personen die deel uitmaken van het leidinggevend personeel op een specifieke lijst opgenomen.

De uitoefening van een leidinggevende functie kan de autonomie aantasten die vereist is voor het uitoefenen van de functie van vertrouwenspersoon. De leidinggevende zou eveneens geneigd kunnen zijn om de informatie die hij in de hoedanigheid van vertrouwenspersoon heeft verkregen, te gebruiken in het kader van zijn leidinggevende bevoegdheden.

Het begrip leidinggevend personeel is niet hetzelfde als het begrip hiërarchische lijn. Onder hiërarchische lijn wordt verstaan: de leidinggevenden zowel op hoog als op laag niveau, van manager tot ploegbaas, die bevoegd zijn om opdrachten te geven aan hun ondergeschikten. Dit begrip heeft betrekking op alle leidinggevende niveaus in de hiërarchie van de onderneming en is met andere woorden ruimer dan het leidinggevend personeel. Een lid van de hiërarchische lijn mag dus de functie van vertrouwenspersoon uitoefenen, op voorwaarde dat hij geen deel uitmaakt van het leidinggevend personeel.

Onverenigbaarheden voor de vertrouwenspersonen aangeduid vóór 1 september 2014

De onverenigbaarheid met de functie van preventieadviseur-arbeidsarts bestaat zowel voor de vertrouwenspersonen aangeduid vóór 1 september 2014, als voor de vertrouwenspersonen die na die datum werden aangeduid.

De vertrouwenspersonen die vóór 1 september 2014 werden aangeduid en die tegelijkertijd deel uitmaakten van de werkgevers- of werknemersvertegenwoordiging in de ondernemingsraad of het Comité, konden deze beide functies blijven uitoefenen tot de sociale verkiezingen van 2016. In het kader van deze verkiezingen hebben zij moeten kiezen tussen hun functie als vertrouwenspersoon en het zich kandidaat stellen voor de sociale verkiezingen. Wanneer zij voor de kandidatuur voor de sociale verkiezingen kozen, werd hen aangeraden de functie van vertrouwenspersoon neer te leggen alvorens opgenomen te worden op de kandidatenlijsten. Wanneer zij niet werden verkozen, konden zij opnieuw als vertrouwenspersoon worden aangeduid.

De vertrouwenspersonen die vóór 1 september 2014 werden aangeduid en die tegelijkertijd deel uitmaken van het leidinggevend personeel, kunnen deze beide functies ook na 1 september 2014 blijven combineren.

De vertrouwenspersonen die vóór 1 september 2014 werden aangeduid en die tegelijkertijd vakbondsafgevaardigde zijn, kunnen hun functie van vertrouwenspersoon verder blijven uitoefenen tot aan het einde van hun mandaat als vakbondsafgevaardigde. Wanneer zij na 1 september 2014 opnieuw als vakbondsafgevaardigde worden verkozen of aangeduid, kunnen zij hun functie van vertrouwenspersoon niet meer uitoefenen gelet op de wettelijke onverenigbaarheid.

Rol

• De vertrouwenspersoon is bevoegd voor alle psychosociale risico’s op het werk, maar zijn opdracht beperkt zich tot de informele procedure .

Dit betekent dat:

• Het niet mogelijk is bij hem een verzoek tot formele psychosociale interventie in te dienen. Dit moet gebeuren bij de preventieadviseur psychosociale aspecten.
• De vertrouwenspersoon niet mag deelnemen aan de behandeling van een verzoek tot formele psychosociale interventie aangezien deze opdracht enkel toekomt aan de preventieadviseur psychosociale aspecten die over de nodige expertise beschikt om dit te doen.

Mits het akkoord van de werknemer, ontvangt de vertrouwenspersoon wel het advies van de preventieadviseur psychosociale aspecten dat werd opgesteld naar aanleiding van de indiening van een formeel verzoek voor een situatie waarin de vertrouwenspersoon voorafgaand op informele wijze is tussengekomen.

• Op het niveau van de risicoanalyse a priori moet de vertrouwenspersoon de uitvoering van deze risicoanalyse niet op zich nemen.
  
  Daarentegen kan de werkgever, die de leiding heeft over het uitvoeren van deze risicoanalyse (met of zonder de preventieadviseur psychosociale aspecten), de vertrouwenspersoon wel vragen deel te nemen aan de uitvoering ervan.
  
  De vertrouwenspersoon kan dus niet op zijn eentje instaan voor de risicoanalyse, maar kan er binnen de grenzen van zijn eigen bevoegdheden wel aan deelnemen. Hij kan bijvoorbeeld de werknemers informeren over de uitvoering van een dergelijke analyse of de vergaderingen organiseren.
   
• De vertrouwenspersoon pleegt regelmatig overleg met de preventieadviseur psychosociale aspecten. Zij hebben het recht en zelfs de verplichting om alle contacten die nodig zijn voor het vervullen van hun opdrachten te onderhouden.
   
• De vertrouwenspersoon deelt minstens eenmaal per jaar aan de preventieadviseur psychosociale aspecten schriftelijk de gegevens mee van de door hem behandelde incidenten die zich bij herhaling hebben voorgedaan, met het oog op de evaluatie van het psychosociale preventiebeleid.
   
• Hij verstrekt aan de preventieadviseur van de interne dienst de anonieme gegevens die hem toelaten het jaarverslag van de interne dienst op te stellen.
   
• In voorkomend geval houdt hij het register van feiten van derden bij en neemt hij deel aan de concrete uitwerking van de interne procedure.

Deelname aan de vergaderingen van het Comité

Telkens wanneer er op de agenda een punt staat dat betrekking heeft op de preventie van psychosociale risico’s op het werk, moet de vertrouwenspersoon opgeroepen worden om (met raadgevende stem) deel te nemen aan de vergadering van het Comité. Bijvoorbeeld wanneer de procedures of de resultaten van de risicoanalyse en de evaluatie van de preventiemaatregelen worden besproken, alsook wanneer er in het Comité overleg wordt gepleegd over de behandeling van een verzoek tot formele psychosociale interventie met een hoofdzakelijk collectief karakter.

In de ondernemingen of instellingen waar meerdere vertrouwenspersonen werden aangeduid, moeten niet alle vertrouwenspersonen verplicht deelnemen aan de vergaderingen van het Comité. Er moet wel een procedure voorzien worden zodat de informatie die uit deze vergaderingen voortvloeit hen daadwerkelijk wordt meegedeeld.

De modaliteiten in verband met de deelname van de vertrouwenspersonen aan de vergaderingen van het Comité worden vastgesteld door de werkgever en kunnen het voorwerp uitmaken van een specifiek punt in het huishoudelijk reglement van het Comité.

Autonomie

De vertrouwenspersoon oefent zijn functie in volledige onafhankelijkheid uit. Bij het behandelen van een geval handelt hij dus alleen, zonder dat hij van wie dan ook bevelen dient te ontvangen.

Wanneer hij zijn functie van vertrouwenspersoon uitoefent, hangt hij functioneel af van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk. Dit betekent dat hij deel uitmaakt van deze dienst wanneer hij zijn opdrachten als vertrouwenspersoon uitvoert.

Het hoofd van de interne dienst mag evenwel geen bevelen geven aan de vertrouwenspersoon, wat de uitvoering van zijn opdrachten betreft en heeft geen toegang tot de individuele gegevens die deze vertrouwenspersoon behandelt. De leidinggevende rol ten opzichte van de vertrouwenspersoon is beperkt tot de organisatie van de dienst (bijvoorbeeld: de organisatie van het gebruik van de lokalen, de terugbetaling van kosten verbonden aan de uitoefening van de functie, ...).

In het kader van de uitoefening van zijn functie mag de vertrouwenspersoon ook geen bevelen krijgen van zijn hiërarchische oversten. Deze behouden hun bevelsbevoegdheid enkel voor de functie die deze persoon gewoonlijk uitoefent, naast de functie van vertrouwenspersoon.

Bovendien heeft de vertrouwenspersoon rechtstreeks toegang tot de persoon belast met het dagelijks beheer van de onderneming of instelling.

In de praktijk moet de vertrouwenspersoon ook over de nodige tijd beschikken voor de uitoefening van zijn functie en over een passend lokaal om zijn opdrachten op volledig vertrouwelijke wijze te kunnen uitoefenen.

De werkgever moet hem ook de pertinente informatie meedelen opdat hij zijn opdrachten zou kunnen vervullen, in het bijzonder de resultaten van de risicoanalyses betreffende de psychosociale risico’s op het werk.

Bescherming

De vertrouwenspersoon heeft geen specifieke ontslagbescherming maar mag geen nadeel ondervinden van zijn activiteiten als vertrouwenspersoon.

Geen enkele persoon mag druk uitoefenen op de vertrouwenspersoon bij de uitoefening van zijn functie, bijvoorbeeld om informatie te bekomen in verband met die functie.

Wanneer de werkgever de vertrouwenspersoon uit zijn functie wil verwijderen, moet hij het akkoord van de werknemersvertegenwoordigers in het Comité bekomen. Bij gebrek aan een Comité moet hij het akkoord bekomen van de vakbondsafvaardiging, en bij gebrek aan een vakbondsafvaardiging moet hij het akkoord bekomen van alle werknemers.

Wanneer hij dit nodig acht, heeft de vertrouwenspersoon het recht om een beroep te doen op de preventieadviseur psychosociale aspecten voor het vervullen van zijn opdrachten. Zo kan de vertrouwenspersoon het verzoek tot interventie overmaken aan de preventieadviseur psychosociale aspecten wanneer het betrekking heeft op de werkgever zelf of een hiërarchische meerdere van de vertrouwenspersoon en dit zijn autonomie in het gedrang kan brengen of hem een nadeel kan berokkenen.

Wanneer een werknemer bij de vertrouwenspersoon een actie onderneemt voor feiten van geweld of pesterijen op het werk die verband houden met een discriminatiegrond (zoals nationale of etnische afstamming, geslacht, handicap, leeftijd, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, seksuele geaardheid, …) of ongewenst seksueel gedrag op het werk, dan zal de vertrouwenspersoon beschermd zijn tegen represailles op grond van de antidiscriminatiewetgeving. Als vertrouwenspersoon zal hij de werknemer die meent gediscrimineerd te zijn en die bij hem een actie onderneemt immers bijstaan, hulp bieden en/of raad geven (door naar hem te luisteren, informatie te geven, door te verwijzen, …).

Beroepsgeheim

De vertrouwenspersoon is gebonden door het beroepsgeheim. Bijgevolg mag hij aan derden in principe geen enkele informatie over individuen meedelen die hem ter kennis werd gebracht bij de uitoefening van zijn functie.

Op dit principe zijn er meerdere uitzonderingen:

• in het kader van de informele psychosociale interventie deelt de vertrouwenspersoon aan de personen die deelnemen de informatie mee die naar zijn mening pertinent is voor het goede verloopt van deze interventie;
   
• de vertrouwenspersoon mag informatie uitwisselen met de preventieadviseur psychosociale aspecten wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van zijn opdrachten (zelfs zonder het akkoord van de werknemer);

Zo moeten de preventieadviseur psychosociale aspecten en de vertrouwenspersoon onderling weten in welke diensten zij zijn tussengekomen in het kader van een informele of formele psychosociale interventie of een risicoanalyse van een specifieke arbeidssituatie waarin een gevaar werd vastgesteld. In eerste instantie is het niet noodzakelijk om de identiteit van de betrokken personen van de dienst aan elkaar mee te delen. Dit kan echter op een later tijdstip wel nuttig zijn wanneer de preventieadviseur of de vertrouwenspersoon moeten tussenkomen in de betrokken dienst.

• de vertrouwenspersoon mag informatie uitwisselen met andere vertrouwenspersonen wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van zijn opdrachten. Er wordt wel aangeraden het voorafgaand akkoord van de werknemer te vragen;
   
• de vertrouwenspersoon mag de informatie die hij noodzakelijk acht uitwisselen met de preventieadviseur-arbeidsarts opdat ten aanzien van de werknemer passende maatregelen zouden kunnen getroffen worden. De werknemer moet schriftelijk akkoord gaan met deze uitwisseling;
   
• de vertrouwenspersoon die wordt opgeroepen om te getuigen in rechte heeft de keuze om al dan niet de informatie die hij in het kader van zijn functie verworven heeft mee te delen aan de (onderzoeks-)rechter. Dit geldt niet ten aanzien van de politie, de inspectie van het Toezicht op het Welzijn op het Werk en de arbeidsauditeur.