Signer un document avec une signature électronique qualifiée

Quels sont les documents qui peuvent être déposés électroniquement ?

Certains documents peuvent être déposés par voie numérique en format pdf auprès du Greffe de la Direction générale Relations collectives de travail à condition qu’ils contiennent les bonnes signatures électroniques qualifiées. 

Cela concerne :

• une cct d’entreprise
• la dénonciation d’une cct d’entreprise
• l’adhésion à une cct d’entreprise
• l’adhésion d’une entreprise à une cct (inter)sectorielle

Comment signer de manière électronique ?

La signature (électronique) numérique doit être une signature électronique qualifiée au sens de l’article 3, §12 du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE. 

L’expérience nous apprend que la signature via eID est la méthode la plus efficace pour apposer une signature électronique correcte.  Si vous voulez signer la cct via eID, vous pouvez trouver toutes les informations pratiques au sujet de ce type de signature électronique et le logiciel le plus récent via le site web Signatures numériques | eID software (belgium.be).

Il existe toutefois encore d’autres possibilités d’apposer une signature électronique correcte.  Vous trouverez une liste de prestataires qualifiés de services de confiance conformément au règlement eIDAS via le eIDAS Dashboard de la Commission européenne.

Veillez toujours à avoir installé la version la plus récente du logiciel que vous utilisez pour signer.

Il importe en tout cas que les certificats liés à la signature électronique puissent être contrôlés par la Direction du Greffe. 

Pratiquement, cela revient à ce que le Greffe puisse ‘cliquer’ sur chacune des signatures apposées sur le pdf. Quand on clique sur une signature, une fenêtre de dialogue s’ouvre et donne les informations nécessaires sur les certificats sous-tendant la signature. De cette manière, le Greffe peut vérifier si le certificat utilisé est approprié pour apposer une signature électronique qualifiée.

Un pdf dans lequel il n’est pas possible de cliquer sur les signatures ne suffira donc pas, même si des annexes complémentaires censées donner des informations sur les éventuels certificats sous-jacents sont jointes.

Comment contrôler si la signature électronique est valide ?

La Direction du Greffe vérifiera, pour chaque convention reçue, si les signatures électroniques répondent bien aux exigences légales. 

Il existe cependant des possibilités de vérifier avant le dépôt proprement dit si les signatures apposées sont valides. 

Vous pouvez contrôler facilement si la signature électronique apposée à l’aide de l’eID émise par la Belgique ou via itsme est valide en utilisant un outil développé par le SPF Stratégie et Appui :  BOSA - Valider les signatures numériques (belgium.be).

Vous pouvez contrôler si une signature numérique apposée d’une autre manière que via l’eID est valide en utilisant un outil développé par la Commission européenne : DSS Demonstration WebApp (europa.eu).

Si les signatures apparaissent en ‘vert’, cela veut dire qu’elles satisfont normalement aux exigences. 

Attention : la Direction du Greffe réalisera toujours elle-même un contrôle et déterminera finalement si les signatures apposées répondent bien aux exigences. Les deux outils cités ci-dessus sont des aides mais n’offrent pas pour autant une garantie totale.

Pourquoi la signature numérique n’est-elle pas valide ?

Il y a différentes raisons pour lesquelles une signature numérique peut ne pas être valide :

• La signature a été apposée avec le certificat “authentication” de l’eID au lieu du certificat “signature”.
• Ce n’est pas la version la plus récente du logiciel de l’application utilisée pour signer qui a été installée.  Installez toujours la toute dernière version du logiciel.
• Les certificats de votre eID sont arrivés à échéance.  Prenez contact avec votre ville ou commune pour vérifier cela.
• L’eID ne se trouvait pas dès le démarrage de la procédure de signature dans le lecteur de carte ou elle en a été retirée trop rapidement.
• Différentes applications ont été utilisées pour signer de manière numérique et la dernière signature apposée ‘bloque’ parfois l’autre. Veillez à ce que l’on puisse cliquer sur chaque signature de sorte que les certificats puissent être vérifiés.
• Le pdf a été protégé d’une manière ou d’une autre de sorte que les certificats des signatures ne sont plus visibles.
• La signature numérique a été apposée à l'aide d'une sorte de certificat "propre" qui n'est pas lié à un certificat qualifié tel que mentionné sur le eIDAS Dashboard de la Commission européenne.
• Une ou plusieurs personnes n’ont pas signé de manière électronique (qualifiée) : la signature est un scan, est manquante, …

Comment procéder au dépôt ?

Le dépôt de documents signés à l’aide d’une signature qualifiée doit se faire par voie électronique via l’application  Transfert de documents.

Seuls les documents en format pdf portant les signatures électroniques qualifiées nécessaires sont acceptés.

L’application est accessible via www.transfert.emploi.belgique.be.

L’accès à l’application se fait à l’aide de la carte d’identité électronique (eID).

Le système de connexion est le même que pour d’autres services en ligne de l’administration (comme tax-on-web).

Attention :

• Si les documents téléchargés sont applicables à plusieurs entreprises, vous ne devez les télécharger qu’une fois. Il suffit de mentionner un des numéros BCE des entreprises concernées dans le formulaire à compléter.
• Si les documents téléchargés sont une réponse à un dossier qui a été refusé provisoirement précédemment, n’oubliez pas d’indiquer le numéro du dossier dans la case commentaire. Vous trouverez ce numéro de dossier en haut de notre lettre sous « nos références ».