Vote par correspondance

Contexte

La législation sur les élections sociales stipule que les heures d'ouverture des bureaux de vote doivent être fixées de manière à ce que tous les travailleurs puissent participer au vote pendant leurs heures de travail habituelles.

Toutefois, dans certains cas, il ne sera pas possible de donner à tous les travailleurs la possibilité de venir voter sur place pendant leurs heures de travail habituelles. Afin d'atteindre au mieux ces électeurs, une entreprise peut envisager d'utiliser un système de vote électronique à distance ou un système de vote par correspondance.

Conditions

Une entreprise ne peut recourir au vote par correspondance que dans 4 cas limitativement énumérés :

1/ en cas de dispersion considérable du personnel (exemples : magasins disséminés à travers tout le pays qui n’occupent qu’une ou deux personnes par établissement, sociétés de transport dont les chauffeurs sont sur la route, entreprises qui effectuent des réparations d’appareils à domicile, ...) ;

2/ en cas de suspension de l’exécution du contrat (exemples : incapacité de travail de longue durée, crédit-temps à temps plein, ...) ;

3/ en cas de travail de nuit pour autant qu’il soit satisfait, pour les travailleurs de la catégorie concernée, aux conditions suivantes :

• le nombre de travailleurs occupés entre 20h et 6h le jour de l’élection ne dépasse pas 5% du nombre de travailleurs occupés à la même date ;
• et le nombre de travailleurs occupés entre 20h et 6h le jour de l’élection ne dépasse pas 15 ;

En revanche, si l'équipe de nuit est trop importante, l'employeur devra organiser un vote sur place pendant le shift de nuit.

4/ lorsque les travailleurs ne sont pas occupés au travail pendant les heures d’ouverture des bureaux électoraux.

Pour le recours au vote par correspondance, il doit y avoir accord entre l’employeur et les représentants des organisations représentatives des travailleurs et des organisations représentatives des cadres qui ont présenté des candidats pour la catégorie concernée, au plus tard au jour X+56. Un modèle de formulaire (non obligatoire) permettant de constater un tel accord est disponible sur le site du SPF, dans la rubrique modèles de formulaires.

Modalités de convocation

En cas de vote par correspondance, la convocation ainsi que le(s) bulletin(s) de vote estampillé(s) sont remis aux électeurs présents dans l'entreprise au plus tard à X+80. Cette remise se fait contre accusé de réception.

Pour les électeurs qui ne sont pas présents dans l'entreprise les jours de remise de ces lettres de convocation et des bulletins de vote, la lettre de convocation ainsi que le(s) bulletin(s) de vote estampillé(s) leur sont envoyés le dernier jour de cette remise. Cet envoi se fait par courrier recommandé le jour même. Il est à noter qu'un électeur peut donner une procuration à son facteur pour qu'il reçoive les envois recommandés en son nom. Cela permet d'éviter que l'envoi recommandé reste longtemps à la poste avant d'être retiré.

Les témoins prévenus par le président peuvent assister aux opérations de remise ou d’envoi des convocations électorales.

La convocation porte obligatoirement la mention suivante : « Pour assurer le caractère vraiment représentatif de la délégation qui sera élue, tous les travailleurs ont le devoir de participer au vote ».

Un modèle (non-obligatoire) explicatif du vote par correspondance destiné aux électeurs concernés est disponible sur le site du SPF Emploi, rubrique modèles de formulaires.

Envoi et retour des bulletins de vote

Afin d’assurer le bon déroulement du vote et d’en garantir le secret, les bulletins de vote par correspondance sont envoyés selon une procédure strictement définie.

Envoi par l’employeur

1/ Le bulletin de vote plié et estampillé est placé dans une première enveloppe laissée ouverte et ne portant aucune inscription.

2/ Une deuxième enveloppe, laissée également ouverte, mais affranchie est jointe à l’envoi et porte l’inscription suivante : « M. le président du bureau électoral pour l’élection du conseil d’entreprise (ou du comité pour la prévention et la protection au travail) de ... (nom de l’entreprise), rue ..., à ... ». Cette deuxième enveloppe porte également l’indication du bureau électoral « employés », « ouvriers », « jeunes travailleurs » ou « cadres » ainsi que la mention « expéditeur » et le nom et prénom de l’électeur et la mention du caractère obligatoire de l’apposition de la signature de l’électeur.

3/ Le tout est placé dans une troisième enveloppe fermée, remise ou envoyée par courrier recommandé à l’électeur.

Ces consignes s’appliquent à tout bulletin de vote envoyé ou remis à l’électeur, étant entendu que la troisième enveloppe peut contenir la convocation et les bulletins de vote pour l’élection du conseil et du comité, ainsi que les bulletins de vote des ouvriers et des employés dans le cas d’un collège électoral commun.

Le coût du vote par correspondance est supporté par l'employeur. Il est donc également responsable de l'affranchissement de la deuxième enveloppe qui sera renvoyée par l'électeur.

Si le nombre de votants par correspondance est important, l'employeur peut utiliser le système de "MaxiResponse" proposé par B-Post. Pour ce faire, il doit conclure un contrat avec B-Post en temps utile. De plus amples explications à ce sujet peuvent être trouvées sur le site de B-Post. En appliquant ce système, seuls les coûts des lettres effectivement retournées sont facturés et il n'y a pas de risque de sous-francisation.

Si l'employeur choisit d'affranchir avec des timbres, il doit en effet s'assurer que l'affranchissement est suffisant. Pour assurer un traitement rapide par les services postaux, il est conseillé d'utiliser des timbres prioritaires.

Retour par l’électeur

En cas de vote par correspondance, l’électeur, une fois son vote exprimé, replace, dans la première enveloppe, le bulletin plié en quatre à angle droit, de manière telle que les cases figurant en tête de liste soient à l’intérieur. Il ferme cette première enveloppe et la place dans la deuxième enveloppe, c’est-à-dire celle qui porte l’adresse du président du bureau électoral. Il ferme cette deuxième enveloppe et remplit les mentions obligatoires prévues ci-dessus, y compris sa signature. L’enveloppe contenant le bulletin peut être transmise par la poste ou de toute autre manière.

Les bulletins de vote doivent parvenir au bureau de vote avant la clôture du scrutin. Il est donc recommandé aux électeurs de retourner leurs bulletins de vote le plus tôt possible et de les déposer dans une boîte aux lettres rouge avant l'heure de la dernière levée. Les électeurs peuvent trouver des informations sur la boîte aux lettres rouge la plus proche ainsi que sur les heures de levée sur le site web de B-Post.

Dans le cas où l’électeur reçoit plusieurs bulletins électoraux (en cas d’institution de deux organes ou en cas de collège électoral commun) dans une seule et même enveloppe, il doit néanmoins renvoyer ces différents bulletins dans des enveloppes distinctes.

Pour toute question sur les envois postaux dans le cadre des élections sociales, nous vous invitons à prendre connaissance du site web de B-Post spécifiquement dédié à cet effet ou à contacter "l'équipe élections" mise en place par B-post : au 02/278.50.78 (lun-ven 8h30-16h30) ou à l'adresse elections@bpost.be.